Das neue Transparenzregister – wen es betrifft und was zu beachten ist?

Die Bundesregierung hat im Rahmen der Umsetzung der vierten EU-Geldwäscherechtlinien nun neben den bekannten öffentlichen Registern auch ein elektronisches Transparenzregister geschaffen, über dessen Folgen wir Sie hiermit noch einmal genauer informieren möchten.

Zunächst möchten wir darauf hinweisen, dass für Unternehmen (z.B. GmbHs), für die sich die Angaben zum wirtschaftlichen Berechtigten bereits aus elektronisch abrufbaren Dokumenten und Eintragungen in öffentlichen Registern ergeben (z.B. Gesellschafterliste nach § 40 GmbHG) und diese Angaben aktuell und vollständig sind, keine zusätzliche Meldepflicht besteht. Dies gilt auch, wenn keine „neue“ Gesellschafterliste nach § 40 GmbHG hinterlegt ist, sofern nur die Angabe der prozentualen Beteiligung fehlt, alle übrigen Voraussetzungen jedoch gegeben sind. ^[1]

I Einführung

Die Einführung des Transparenzregisters dient der Umsetzung der 4. EU-Geldwäscherichtlinie (RL 2015/849). Der Zweck der Richtlinie ist die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Mit der Einführung dieses Registers wurden neue, umfangreiche Meldepflichten geschaffen, die wir Ihnen im Folgenden genauer erläutern möchten. Mit dem elektronischen Transparenzregister soll erkennbar gemacht werden, welche natürlichen Personen in Wahrheit hinter juristischen Personen und Personengesellschaften stehen und dort „die Fäden in der Hand halten“. Man will also das „Gesicht hinter dem Firmengeflecht“ ins Licht holen. Das Gesetz hat zur Bezeichnung dieser Personen den Begriff „wirtschaftlich Berechtigter“ eingeführt.

II Wer ist betroffen?

Die neuen Transparenzpflichten treffen „Vereinigungen“ im Sinne des § 20 Abs. 1 GwG, d.h. alle juristischen Personen des Privatrechts (u.a. AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaft (SE), KGa.A), eingetragenen Personengesellschaften (u. a. OHG, KG, Partnerschaften) sowie „Rechtsgestaltungen“ im Sinne des §21 GwG, d.h. bestimmte Trusts und Treuhänder von nichtrechtsfähigen Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck und Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen. Die GbR ist grundsätzlich nicht von der Mitteilungspflicht betroffen. Soweit die GbR allerdings Anteile an einer GmbH hält, sind über die Änderungen des § 40 Abs. 1 GmbHG auch die Gesellschafter der GbR in die Gesellschafterliste der GmbH einzutragen. Ebenfalls ausgenommen sind börsennotierte Unternehmen, sofern sich die kontrollierende Stellung bereits aus den entsprechenden Stimmrechtsmitteilungen ergibt.

Der einfachen Lesbarkeit halber verwenden wir in diesem Schreiben allerdings nur die Bezeichnung „die Gesellschaft“. 

III Wer ist wirtschaftlich Berechtigter?

Bei juristischen Personen oder sonstigen Vereinigungen ist jede natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter, die unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder
• mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.

Wirtschaftlich Berechtigter ist auch derjenige, der mittelbare Kontrolle über die Vereinigung ausüben kann. Mittelbare Kontrolle liegt dabei insbesondere dann vor, wenn entsprechende Anteile von einer oder mehreren Vereinigungen gehalten werden, die ihrerseits von einer natürlichen Person kontrolliert werden. Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss (§ 290 Abs. 2 bis 4 HGB) auf die Vereinigung nach § 20 Abs. 1 GwG ausüben kann. Kann keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, gilt der gesetzliche Vertreter oder geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners als wirtschaftlich Berechtigter.

IV Welche Informationen sind dem Transparenzregister mitzuteilen?

Dem Transparenzregister sind folgende Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:

• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Wohnort und
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten

Woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt, muss durch die Angabe zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ersichtlich sein. Diese kann sich grundsätzlich durch die Beteiligung, insbesondere durch die Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte, die Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise (Verträge) oder die Funktion als gesetzlicher Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter oder Partner, ergeben.

V Welche Ausnahmen bestehen?

Meldepflichtige Tatsachen, die sich aus elektronisch abrufbaren Angaben in anderen öffentlichen Registern ergeben, müssen nicht zusätzlich im Transparenzregister angemeldet werden. Dies betrifft ausdrücklich

• das Handelsregister,
• das Partnerschaftsregister,
• das Genossenschaftsregister,
• das Vereinsregister und
• das Unternehmensregister.

Diese Meldefunktion gilt jedoch nur für Tatsachen, die direkt aus den jeweiligen Registereinträgen ersichtlich sind.

Bei einer „normalen“ GmbH mit natürlichen Personen, als Gesellschafter und ohne Stimmbindungsvereinbarungen o.Ä. gibt es keinen Handlungsbedarf, soweit alle Gesellschafter natürliche Personen sind, korrekt im Handelsregister eingetragen sind, der/die Geschäftsführer korrekt im Handelsregister eingetragen sind und es keine Stimmbindungsverträge, Stimmrechtsvollmachten, Nießbrauch rechte oder Kontrollverschiebende Regelungen im Gesellschaftsvertrag gibt. Dies gilt nicht, wenn die letzte Gesellschafterliste vor dem Jahr 2007 beim Handelsregister eingerichtet wurde. Denn die Meldefiktion setzt eine „elektronische Abrufbarkeit“ der Informationen in den anderen Registern voraus. Vor 2007 eingereichte Unterlagen sind jedoch nicht im elektronischen Handelsregister abrufbar.

Bei OHG und GmbH & Co. KG gilt im Wesentlichen dasselbe wie für die GmbH. Allerdings besteht hier die Besonderheit, für die Fälle, in denen kein Gesellschafter mehr als 25 % hält oder über Vollmachten etc. kontrolliert. In diesem Fall gilt ja der Geschäftsführer, bzw. der geschäftsführende Gesellschafter als „wirtschaftlich Berechtigter“. Der Geschäftsführer der OHG ist jedoch nicht im Handelsregister eingetragen, so dass er dem Transparenzregister mitzuteilen ist. Bei der GmbH & Co. KG ist als Geschäftsführer die Komplementärgesellschaft eingetragen. Da diese keine natürliche Person ist, ist dem Transparentregister der Geschäftsführer der Komplementärgesellschaft mitzuteilen.

Bei Konzernstrukturen wiederrum gilt, dass die kontrollierenden natürlichen Personen „ganz oben“ gemeldet werden müssen. Diese ergeben sich nämlich nicht direkt aus dem Handelsregistereinträgen der Tochtergesellschaft, so dass die Meldefiktion nicht greift.

Auch bei Nießbrauchrechten an Gesellschaftsanteilen entsteht eine solche Verlagerung der Kontrolle über Stimmrechte weg von den aus dem Handelsregister ersichtlichen Beteiligungs- und Kontrollverhältnissen. Damit sind auch solche Nießbrauchrechte beim Transparenzregister zu melden, soweit dadurch die Kontrolle über mehr als 25 % übertagen wird, bzw. der Nießbraucher dadurch insgesamt mehr als 25 % kontrolliert.

VI Wer muss die Informationen eintragen lassen und wie erfolgt die Eintragung?

Die Mitteilungen haben erstmals bis zum 01.10.2017 zu erfolgen. Die Geschäftsführung der betroffenen Gesellschaften hat die notwendigen Informationen und etwaige Änderungen zu ermitteln und an das Transparenzregister elektronisch einzureichen. Bei Trusts, nicht rechtsfähigen Stiftungen und bestimmten Rechtsgestaltungen nach § 21 GwG haben die Verwalter bzw. Treuhänder die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten einzuholen und dem Transparenzregister mitzuteilen.

Die Gesellschaft ruft die Seite des Transparenzregisters (www.transparenzregister.de) auf und registriert sich dort. Dabei ist zunächst eine Basisregistrierung mit Name und E-Mailadresse vorzunehmen. Von der Basisregistrierung aus lässt sich dann unter „erweiterte Registrierung“ ein weiteres Profil anlegen. Von dem erweiterten Profil aus lassen sich dann Profile für transparenzpflichtige Rechtseinheiten (also einzelne Gesellschaften etc.) anlegen. Nachdem das Profil einer transparenzpflichtigen Rechtseinheit erstellt wurde, können dort nun die Mitteilungen mittels der dort zur Verfügung gestellten Online – Formulare angemeldet werden. In den Formularen besteht auch die Möglichkeit, weitere Dokumente hochzuladen. Die Informationen in solchen Dokumenten ersetzten jedoch nicht die manuelle Eintragung der meldepflichtigen Angaben. Es ist also nicht ausreichend, z.B. eine List der „wirtschaftlich Berechtigten“ hochzuladen, sondern die einzelnen Personen sind jeweils manuell in das Formular einzutragen. Die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen dient also lediglich dem Belegen von Angaben zu Art und Umfang der Beteiligung der einzelnen „wirtschaftlich Berechtigten“. Änderungen der Mitteilungen werden wie beim Handelsregister gehandhabt. Sobald etwas eingetragen ist, bleibt es im Register bestehen. Bei Änderungen oder Berichtigung der Angaben wird die veraltete Information lediglich als überholt kenntlich gemacht. Eine Löschung ist nicht möglich.

VII Was sind die Rechtsfolgen bei Verstößen?

Bei Verstoß gegen die Mitteilungspflichten drohen empfindliche Bußgelder, die in einfachen Fällen bis zu 100.000,- € und bei schwerwiegenden, wiederholten und systematischen Verstößen bis zu 1.000.000,- € betragen können. Zudem wird eine Art „Internetpranger“ eingeführt, indem sämtliche bestandskräftigen Bußgeldentscheidungen (samt Angaben zu Art und Charakter des Verstoßes und der für den Verstoß verantwortlichen natürlichen oder juristischen Personen) für mindestens fünf Jahre auf der Internetseite der Aufsichtsbehörde veröffentlichet werden.

Abschließend müssen wir Sie darauf hinweisen, dass das oben Dargestellte keinen Anspruch auf Rechtssicherheit erheben kann. Es fehlt hier bisher leider noch an klarstellenden Rechtsverordnungen und Beispielfällen aus der Praxis, so dass viele Punkte auf bloßer juristischer Auslegung des Gesetzestextes basieren.

[1] Geänderter § 40 I GmbHG

Im Rahmen der neuen Geldwäsche-Regelungen wurde § 40 I GmbHG dahingehend geändert, dass Gesellschafterlisten fortan auch die jeweilige prozentuale Höhe der Beteiligung der Gesellschafter am Stammkapital enthalten müssen. Allerdings besteht für bisher eingereichte Gesellschafterlisten gemäß § 8 EGGmbHG keine Änderungspflicht (so auch Fisch NZG 2017, 408 (410)). Das BVA hat die Unsicherheit, ob GmbHs auch dann von der Meldefiktion des § 20 II GwG profitieren können, wenn im Handelsregister keine „neue“ Gesellschafterliste hinterlegt ist, beseitigt. Soweit nur die Angabe der prozentualen Beteiligung fehlt, alle übrigen Voraussetzungen jedoch gegeben sind, findet § 20 II GwG auch auf solche Gesellschaften Anwendung. Es ist folglich ausreichend, dass sich die prozentuale Beteiligung nicht unmittelbar aus der Gesellschafterliste ergibt, jedoch durch Errechnen ermittelt werden kann (ausführlich hierzu Longrée/Pesch NZG 2017, 1081). (GWR 2017, 445, beck-online)