Neues Transparenzregister – Auswirkungen für Unternehmen

Seit dem 1. August 2021 gilt das neue Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG). Mit dem neuen Gesetz entstanden neue Verpflichtungen für u.a. GmbHs, AGs, KGs, und GmbHs & Co. KGs. Was müssen Unternehmen jetzt tun? Und welche Fristen sind wichtig?

Die Bekämpfung von Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierung ist in aller Munde. Medienwirksame Enthüllungen, wie die der Paradise-Papers, der Panama-Papers oder jüngst der Pandora-Papers haben in nicht unerheblichem Maße dazu beigetragen. Wichtiger Teil der Bekämpfung von Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierung ist das Transparenzregister. Es soll die wirtschaftlich Berechtigten, also die Hintermänner von Gesellschafts- und Rechtsgestaltungen aufdecken und sichtbar machen. Dabei richtet sich das Geldwäscherecht in erster Linie an die sogenannten Verpflichteten. Das sind Branchen, bei denen der Gesetzgeber ein reales Risiko sieht, für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung missbraucht zu werden. Dazu gehört vor allem der Finanzsektor, einschließlich der Banken, bestimmter Versicherungen, Freiberufler, wie etwa Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sowie einige andere Branchen, beispielsweise Immobilienmakler und die Betreiber von Glücksspielen. Demgegenüber wendet sich das Transparenzregister an nahezu alle Gesellschaften in Deutschland, völlig unabhängig von ihrer Branchenzugehörigkeit. Für sie alle sind die am 01. August 2021 in Kraft getretenen Änderungen des Transparenzregisters von erheblicher Bedeutung.

Gesetzesänderung TraFinG

Am 25. Juni 2021 hat der Bundestag das Transparenzregister und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) beschlossen. Das Gesetz dient der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1153 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2019. Der Zweck des Gesetzes besteht insbesondere darin, eine Vernetzung der europäischen Transparenzregister zu ermöglich, um auf diese Weise effektiver als bisher Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bekämpfen zu können. Neben der Vernetzungsfunktion bringt es gravierende Rechtspflichten und Belastungen für alle juristischen Personen und eingetragenen Personengesellschaften in Deutschland mit sich. Ferner sind die in Deutschland sitzenden Verwalter von Trusts sowie Treuhänder nicht rechtsfähiger eigennütziger Stiftungen und entsprechende Rechtsgestaltungen betroffen.

Sie alle haben zukünftig die Pflicht dem Transparenzregister die in § 19 Abs. 1 GWG aufgeführten Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten zu melden.

Meldepflichtige Informationen

Die Meldungen zum Transparenzregister haben den wirtschaftlich Berechtigten der jeweiligen Gesellschaft bzw. Rechtsgestaltung zu bezeichnen. Folgende Angaben sind zum wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister nach § 19 GWG zu melden:

• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum
• Wohnort
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
• alle Staatsangehörigkeiten.

Aus den Angaben zur Art und Umfang es wirtschaftlichen Interesses muss sich ergeben, woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt. Es muss somit beschrieben werden, warum die gemeldete Person wirtschaftlich Berechtigter ist.

Abschaffung der Mitteilungsfiktion

Die Mitteilungsfiktion des bisherigen § 20 Abs. 2 GWG legte bislang über die in Deutschland am häufigsten vorkommenden Gesellschaftstypen, nämlich die GmbH und die GmbH & Co. KG ihre schützenden Flügel. So führte bei der GmbH die über das Handelsregister abrufbare Gesellschafterliste häufig dazu, dass der wirtschaftlich Berechtigte aus ihr ersichtlich und damit dem Transparenzregister nicht eigens zu melden war. Für die GmbH & Co. KG galt aufgrund der wohlgesonnenen Verwaltungsauffassung des Bundesverwaltungsamtes ähnliches. All dies ist ab 1. August 2021 anders.

Die wesentliche Wirkung des TraFinG liegt daher in der vollständigen Abschaffung der sogenannten Mitteilungsfiktion.

Jede Gesellschaft in Deutschland muss nunmehr ihren wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister ausdrücklich melden. Ausgenommen sind lediglich solche Gesellschaften, die nicht zum Handels-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister eingetragen werden müssen, wie beispielsweise die GbR. Eine Sonderregelung erfahren eingetragene Vereine (e.V.). Nach § 20a GWG gelten bei ihnen die Vorstandsmitglieder kraft gesetzlicher Fiktion als wirtschaftlich Berechtigte. Deren Daten werden aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister übernommen, soweit der Verein keine abweichenden Angaben macht. Nur beim e.V. besteht daher in gewisser Weise eine – allerdings nicht mit dem früheren Recht identische - Mitteilungsfiktion fort.

Übergangsfristen für Unternehmen

Wegen des Vertrauens in die bislang bestehende Möglichkeit der Mitteilungsfiktion hat der Gesetzgeber in § 59 Abs. 8 GWG Übergangsfristen eingeräumt, bis zu deren Ablauf spätestens die Mitteilung an das Transparenzregister zu erfolgen hat. Die Übergangsfristen, die nach Gesellschaftsformen unterscheiden, laufen wie folgt ab:

• am 31. März 2022 für AG, SE, KGaA,
• am 30. Juni 2022 für GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft, Partnerschaft,
• am 31. Dezember 2022 für alle anderen Gesellschaften, insbesondere OHG und KG.

Die relativ großzügigen Übergangsfristen, helfen nur beschränkt weiter.

Tatsächlich täuscht der durch diese Regelungen entstehende Schein eines mehr oder minder großzügigen Zeitfensters und kann in der Praxis zu einem unangenehmen Erwachen führen. In vielen Fällen wird deutlich früher eine Mitteilung des wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister erfolgen müssen. Denn jede Gesellschaft, die beispielsweise eine Geschäftsbeziehung zu einer Bank eröffnet (z.B. Konto- oder Depoteröffnung), die eine Grundstücksbeurkundung beim Notar durchführen möchte, die eine Mandatsbeziehung zu einem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder – in vielen Fällen auch zu einem Rechtsanwalt eröffnet, oder die einen Immobilienmakler mit einer Immobilientransaktion beauftragt, ist von diesen bereits bei Eröffnung der Geschäftsbeziehung mittels eines Transparenzregisterauszugs bzw. einer Transparenzregisterregistrierung hinsichtlich ihres wirtschaftlich Berechtigten zu überprüfen (§ 12 Abs. 3 Satz 2 GWG). Dazu muss die Gesellschaft im Transparenzregister eingetragen sein. Ist sie es nicht darf die Geschäftsbeziehung streng genommen nicht eröffnet werden, was insbesondere im Bankenverkehr bereits jetzt gängige Praxis ist und sich in den übrigen Branchen sicherlich in Kürze in ähnlich stringenter Weise durchsetzen wird. – Wichtig ist, dass dies bereits vor dem Ablauf der genannten Übergangsfristen gilt und jede Geschäftsbeziehung zu einem geldwäscherechtlich Verpflichten nach § 2 Abs. 1 GWG betrifft, wenn diesem eine im Rahmen der Sorgfaltspflichten vorzunehmende Identifikation obliegt. Dazu können neben den Genannten weitere Unternehmen des Finanzsektors gehören, z.B. Kapitalverwaltungsgesellschaften, bestimmte Versicherungsunternehmen, Zahlungsdienstleister sowie Unternehmen des Nicht-Finanz-Sektors, etwa Güterhändler, Kunstvermittler oder Kunstlagerhalter.

Die Folge: Notare werden Beurkundungen ab dem 1. August 2021 verweigern, wenn kein Auszug aus dem Transparenzregister bzgl. der Parteien des Beurkundungsvorganges gezogen werden kann. Banken werden ohne entsprechende Transparenzregisterauszüge keine Konten eröffnen.

Fazit: Festgehalten werden kann, dass zukünftig kaum noch eine Rechtsgestaltung möglich sein wird, bei der die Hintermänner, d.h. die letztendlich wirtschaftlich Berechtigten nicht offengelegt werden müssen.

Was ist zu tun?

Elektronische Registrierung

Zur Meldung des wirtschaftlich Berechtigten bedarf es in formeller Hinsicht zunächst einer elektronischen Registrierung beim Transparenzregister.

Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten (sog. ultimate beneficial owner)

In materieller Hinsicht ist zunächst der wirtschaftlich Berechtigte anhand der gesetzlichen Regelung des § 3 GWG zu ermitteln und sodann dem Transparenzregister mitzuteilen. Da sich die Mitteilung im Hinblick auf den wirtschaftlich Berechtigten auch auf die Art und den Umfang seines wirtschaftlichen Interesses an der mitteilungspflichtigen Gesellschaft (sog. Zielgesellschaft) erstreckt, muss ermittelt werden, woraus sich die Stellung als wirtschaftlich Berechtigtem konkret ergibt. Wirtschaftlich Berechtigte können nur natürliche Personen sein. Diese können unmittelbar oder mittelbar über zwischengeschaltete Gesellschaften oder Rechtsgestaltungen an der Zielgesellschaft beteiligt sein. Es besteht bei der Prüfung einer Gesellschaft bzw. Beteiligungskette daher regelmäßig die Notwendigkeit, bis zum letzten Glied einer natürlichen Person vorzudringen, um ihre Beteiligungs- und Kontrollmöglichkeiten an der Zielgesellschaft zu klären. Das gilt auch, wenn ausländische Gesellschaften beteiligt sind.

Gerade bei komplizierten Gesellschafts- und Beteiligungsstrukturen bedarf es daher teils geradezu profunder Kenntnisse dessen, was das Gesetz unter einem wirtschaftlich Berechtigten versteht.

Das gilt namentlich bei Auslands- oder/und Kettenbeteiligungen, Treuhandverhältnissen, Nießbrauchkonstruktionen, Unterbeteiligungen sowie Gesellschaftervereinbarungen, in denen beispielsweise Stimmrechtsbindungen oder Gewinnabführungsabreden enthalten sein können. 

Die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten bereitet auch bei der GmbH & Co. KG regelmäßig erhebliche Probleme. Zunächst ist zu berücksichtigen, dass sowohl die GmbH, als auch die KG über eigene wirtschaftlich Berechtigte verfügen kann. Beide Gesellschaften sind daher isoliert dem Transparenzregister zu melden. Für die Komplementär GmbH gilt hinsichtlich des Transparenzregisters das gleiche, wie bei jeder GmbH. Demgegenüber ist der wirtschaftlich Berechtigte einer KG oftmals schwierig zu ermitteln. Das gilt vor allem dann, wenn Haftungs- und Pflichteinlage auseinanderfallen, mehrere Kommanditisten, gegebenenfalls in Verbindung mit Treuhandverhältnissen beteiligt sind oder – wie häufig – der Komplementär über keinerlei Kapitalbeteiligung, möglicherweise aber über ein (Veto-)Stimmrecht verfügt. In solchen Fällen kann nur anhand der individuellen vertraglichen Gestaltung eine abschließende Einschätzung erfolgen. Hierzu sollte gegebenenfalls qualifizierter Rechtsrat eingeholt werden.

Rechtsfolgen bei Verstößen

Kommen Gesellschaften den Mitteilungspflichten zum Transparenzregister nicht nach, drohen verschiedene Sanktionen. Zunächst kann ein Verstoß zur Festsetzung eines Bußgeldes führen, das in der Regel bis zu EUR 100.000,00 - in bestimmten Fällen auch darüber festgesetzt werden kann. Ferner droht eine Bekanntmachung im Internet auf der entsprechenden Seite des Transparenzregisters, die gleichsam eine „Prangerfunktion“ erfüllt. Letztendlich sind sogar aufsichtsrechtliche Folgen unter dem Gesichtspunkt der Unzuverlässigkeit des jeweiligen Gewerbetreibenden zu befürchten, die im Einzelfall bis zum Entzug der Gewerbeerlaubnis führen können. Es empfiehlt sich daher frühzeitig die notwendigen Schritte zur Meldung zum Transparenzregister einzuleiten.