Gründung einer Tochtergesellschaft in Japan

Die Gesellschaftsgründung in Japan ist eine komplizierte Angelegenheit. Für ausländische Investoren ist das japanische Gesellschaftsrecht eine unbekannte und schwer zugängliche Materie, die vor dem Hintergrund des eigenen Rechts erklärt werden muss. Erklärungsbedarf ergibt sich auch wegen der Besonderheiten des internationalen Rechtsverkehrs.

Tochterunternehmen in Japan werden meistens in der Form einer Kabushiki Kaisha (KK) oder seltener als eine Gôdô Kaisha (GK) gegründet. Beide Gesellschaftsformen sind Handelsgesellschaften mit beschränkter Haftung und juristische Personen des japanischen Rechts, die durch Eintragung im Handelsregister entstehen und körperschaftsteuerlich gleichbehandelt werden. Was kleine und mittlere Unternehmen bei der Gründung einer Gesellschaft in Japan beachten müssen, wird in diesem Beitrag erläutert.

1.         Gründung einer Kabushiki Kaisha (KK)

Wir besprechen den Fall einer kleinen oder mittleren, geschlossenen KK. Diese hat ein Gesellschaftskapital unter 500 Millionen JPY und Verbindlichkeiten unter 20 Milliarden JPY und einen einzigen Gesellschafter oder einen kleinen geschlossenen Kreis von Gesellschaftern. Ausländer oder juristische Personen ausländischen Rechts dürfen eine KK grundsätzlich wie Inländer gründen und Gesellschafter einer KK sein. Die Organe der KK sind die Gesellschafterversammlung und mindestens ein Geschäftsführer. Optional und sehr flexibel kombinierbar können ein Verwaltungsrat (Board), ein Prüferrat oder Prüfer, Rechnungsprüfer oder Buchführungsberater eingesetzt und Ausschüsse gebildet werden.

1.1       Gründungsverfahren

Zur Gründung einer KK stehen die Einheitsgründung und die Stufengründung zur Verfügung. Bei der Einheitsgründung übernehmen ein oder mehrere Gründer alle Anteile am eingetragenen Gesellschaftskapital indem sie Einlagen in entsprechendem Wert leisten. Gründer ist wer in dem Gesellschaftsvertrag mit Name und Adresse als Gründer aufgeführt wird. Bei der Stufengründung übernehmen ein oder mehrere Gründer nur einen Teil der Anteile und bieten den Rest der Anteile an Anteilszeichner zur Zeichnung an. Ein oder mehrere Anteilszeichner, die nicht Gründer sind, bestellen innerhalb der Angebotsfrist Anteile und die Einzahlung auf die gezeichneten Anteile muss durch ein Kreditinstitut bestätigt werden.

Die Einheitsgründung erscheint zunächst einfacher als die Stufengründung. Jedoch muss die Identität aller Personen, die im Gesellschaftsvertrag als Gründer aufgeführt sind und deren etwaige Vertreter und die Authentizität der auf dem Gesellschaftsvertrag aufgebrachten Siegel vor dem Notar bewiesen werden. Dies geschieht üblicherweise durch Vorlage von in Japan registrierten Siegelzertifikaten. Bei Gründern ohne Wohnsitz in Japan ist die Registrierung eines Siegels und damit die Vorlage eines Siegelzertifikats aber nicht möglich, so dass entsprechende ausländische Identitätsnachweise, beglaubigte Unterschriften und Vollmachten beschafft und in die japanische Sprache übersetzt werden müssen, was regelmäßig aufwändig sein kann.  Ferner besteht bei der Einheitsgründung auch das Risiko, dass die Gründung scheitert oder neu begonnen werden muss, falls einer der Gründer aus irgendwelchen Gründen die im Gesellschaftsvertrag versprochene Einlage nicht leistet.

Bei mehreren ausländischen Gesellschaftern ist die Stufengründung bequemer, wenn nur ein Investor als Gründer und die übrigen als Anteilszeichner auftreten, weil die Beschaffung von Dokumenten aus dem Ausland und Übersetzungen für Anteilszeichner nicht erforderlich ist. Des Weiteren kann in dem Fall, dass ein Anteilszeichner seine Einlage nicht leistet und sein Recht auf Zuteilung eines Anteils verliert, die Gründung mit dem Geld von anderen Anteilszeichnern fortgesetzt werden sofern zumindest die Untergrenze des Werts der Einlagen fristgemäß eingezahlt wird.

Die Gründung wird einfacher, wenn keiner der ausländischen Investoren formell als Gründer auftritt, und stattdessen ein Treuhänder mit Sitz in Japan mit der Gründung der KK. beauftragt wird.

1.2.      Gesellschaftsvertrag

Der Gesellschaftsvertrag (Gründungssatzung) ist in schriftlicher Form oder in einer vorgeschriebenen elektromagnetischen Form zu errichten und muss von allen Gründern genehmigt und unterschrieben werden. Zum notwendigen Inhalt gehören Regelungen zum Gesellschaftszweck, Name (Firma mit Rechtsformzusatz Kabushiki Kaisha in japanischer Schrift), Sitz der Gesellschaft, Wert oder Untergrenze des Werts der von den Gründern zu erbringenden Einlagen und die Namen und Adressen der Gründer. Die Angabe der Anzahl der genehmigten Anteile ist zwar auch notwendiger Bestandteil des Gesellschaftsvertrags, kann aber auch in einem separaten Dokument von den Gründern vor Anmeldung der Gründung zur Eintragung bestimmt werden, bzw. eine bereits erfolgte Angabe im beglaubigten Gesellschaftsvertrag kann vor Anmeldung von allen Gründern in diesem Punkt noch korrigiert werden. Ferner enthält der Gesellschaftsvertrag sog. bedingte Angaben, die nur Wirkung entfalten, wenn sie im Gesellschaftsvertrag stehen. Hierzu gehören z.B. etwaige Vereinbarungen über Sacheinlagen und Vermögensübernahmen und die Art und Weise der Bekanntmachung von Mitteilungen der Gesellschaft.  Regelmäßig sind in der Gründungssatzung auch ausführliche Regelungen zur Organverfassung (dazu unten) und zur Rechnungslegung (z.B. Festlegung des Geschäftsjahrs) enthalten. Gängige Mustergesellschaftsverträge müssen an die Erfordernisse der ausländischen Investoren angepasst werden, z.B. in Bezug auf die Möglichkeit von Gesellschafterversammlungen im Ausland oder zur Ermöglichung der Beschlussfassung der Direktoren im Wege von Videokonferenzen.

1.3       Bestimmung der Organverfassung

(1) Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ der KK. Sie tritt mindestens einmal im Jahr zur ordentlichen Gesellschafterversammlung zusammen und beschließt über die im Gesetz und der Satzung vorgesehenen Angelegenheiten, insbesondere genehmigt sie den Jahresabschluss und Satzungsänderungen.

(2) Geschäftsführungsstruktur

Die Gesellschafterversammlung bestellt mindestens einen Direktor.  Wenn kein Verwaltungsrat gebildet wurde vertritt dieser als Geschäftsführer die Gesellschaft rechtsgeschäftlich und führt die gewöhnlichen Geschäfte der Gesellschaft aus. In diesem Fall hat die Gesellschafterversammlung ein Weisungsrecht gegenüber dem Geschäftsführer. Jeder Geschäftsführer hat grundsätzlich eine Einzelvertretungsvollmacht qua Gesetz.

Optional kann durch den Gesellschaftsvertrag auch die Errichtung eines Verwaltungsrats bestimmt werden. Ein Verwaltungsrat besteht aus mindestens drei Verwaltungsratsmitgliedern (Direktoren). Der Verwaltungsrat bestellt und entlässt einen oder mehrere geschäftsführende Direktoren aus dem Kreis der Verwaltungsratsmitglieder, welche die Gesellschaft vertreten. Der Verwaltungsrat hat die Aufgabe die Geschäftsführung der geschäftsführenden Direktoren zu überwachen und nimmt die im Gesetz und im Gesellschaftsvertrag bestimmten Geschäfte als Kollegialorgan wahr. Der Verwaltungsrat hat weitgehende Verantwortlichkeiten und ist insoweit gegenüber der Gesellschafterversammlung weisungsfrei und rechenschaftspflichtig. Die Amtszeit eines Direktors beträgt normalerweise zwei Jahre kann aber in der Satzung anders bestimmt werden.

Möglich ist ferner die Einrichtung von Ausschüssen und die Delegation von Aufgaben des Verwaltungsrats an sog. Executive Officer. Die Ausschüsse sind Nominierungsausschuss, Prüfungsausschuss, Vergütungsausschuss - wobei die Mehrheit der Ausschussmitglieder außenstehende Direktoren sein müssen. Der Verwaltungsrat überwacht die Ausführung der übertragenen Aufgaben durch die Executive Officer. Die Amtszeit der Direktoren einer KK mit Ausschüssen und der Executive Officer beträgt jeweils ein Jahr, sofern der Gesellschaftsvertrag keine kürzere Amtszeit vorsieht.

(3) Prüfungsstruktur

In einer KK ohne Verwaltungsrat können ein oder mehrere Prüfer (nicht notwendig ein zugelassener Wirtschaftsprüfer) eingesetzt werden.  Neben dem Prüfer können noch ein oder mehrere unabhängige Rechnungsprüfer (mit WP Qualifikation) bestellt werden. Der Prüfer prüft die Ausführung der Aufgaben durch den/die Geschäftsführer und erstattet der Gesellschafterversammlung seinen Bericht; im Rahmen seiner Prüfungskompetenz hat er weitgehende Ermittlungsbefugnisse und wird auf mindestens 4 Jahre bestellt. Der Rechnungsprüfer prüft die Rechnungslegungsunterlagen und erstellt einen Bericht. Seine Amtszeit von einem Jahr wird automatisch verlängert, wenn die Gesellschafterversammlung ihn nicht abberuft.

Sofern ein Verwaltungsrat besteht, müssen zwingend entweder ein Prüferrat aus mind. drei Prüfern gebildet oder ein oder mehrere Prüfer oder ein oder mehrere Buchführungsberater (ein WP oder StB) bestellt werden. Ein Buchführungsberater erstellt Rechnungslegungsunterlagen gemeinsam mit den Direktoren und seine Amtszeit ist gleich lang wie die der Direktoren.  Neben Prüfern oder Prüferrat kann der erwähnte Rechnungsprüfer eingesetzt werden.  In einer KK mit Ausschussstruktur wird kein Prüferrat gebildet und auch kein Prüfer bestellt, da insofern der Prüfungsausschuss gleiche Aufgaben erfüllt. In diesem Fall muss allerdings ein Rechnungsprüfer eingesetzt werden.

Regelmäßig wird bereits in der Gründungssatzung die gewünschte Organstruktur festgesetzt.

1.4.      Notarielle Beglaubigung

Die Gründungssatzung der KK muss durch einen japanischen Notar beglaubigt werden. Zuständig sind Notare, die einem Rechts- oder Regionalrechtsamt zugehören, in dessen Bezirk die Gesellschaft ihren satzungsmäßigen Sitz bestimmt hat. Dabei ist der Unterschied zwischen Beglaubigung (japanisch: ninshô) und Beurkundung (japanisch: kôseishôsho) der, dass bei der Beurkundung der Notar die Urkunde selbst erstellt, er bei der Beglaubigung hingegen die Errichtung des Dokuments durch eine bestimmte Person oder die Übereinstimmung einer Abschrift mit dem Original bezeugt. Als japanische Besonderheit ist die Vertretung auch bei der Beglaubigung möglich und verbreitet; der Notar beglaubigt dabei die Erklärung des Vertreters, der Siegelabdruck bzw. die Unterschrift auf der Urkunde seien diejenigen des Vertretenen. Als Beweis dient die Vorlage des bereits oben erwähnten Siegelzertifikats bzw. bei Ausländern entsprechende ausländische Beweisurkunden. In der weiteren Existenz der KK spielt der Notar keine Rolle mehr, insbesondere wird die Anmeldung der Eintragung der Gesellschaftsgründung zum Handelsregister nicht notariell beglaubigt.

1.5.      Bestimmung der Einzelheiten der Ausgabe von übernommenen bzw. gezeichneten Anteilen

Wie erwähnt, muss im Gesellschaftsvertrag der Wert oder die Untergrenze des Wertes der bei der Gründung einzubringenden Vermögenseinlagen angegeben werden. Weitere Einzelheiten, welche die bei der Gründung auszugebenen Anteile betreffen, müssen im Gesellschaftsvertrag nicht angegeben werden. Diese weiteren Einzelheiten können durch Beschluss einer Mehrheit der Gründer festgelegt werden. Die folgenden drei Punkte bilden jedoch eine Ausnahme vom Mehrheitserfordernis und müssen mit Zustimmung aller Gründer festgelegt werden (was auch im Gesellschaftsvertrag erfolgen kann):

(1) Anzahl und Klasse der bei der Gründung ausgegebenen Anteile, die jedem Investor zugeteilt werden;

(2) den Geldbetrag, der Zug um Zug für die bei der Gründung ausgegebenen Anteile zu zahlen ist; und

(3) Einzelheiten im Zusammenhang mit der Höhe des eingetragenen Kapitals und des genehmigten Kapitals der KK.

Es ist kein besonderes Verfahren erforderlich, um die Zustimmung aller Gründer einzuholen, aber ein Dokument, welches die Zustimmung beweist, muss als Anhang zum Antrag auf Eintragung der Gründung eingereicht werden.

1.6       Zahlung für Anteile, Leistung von Einlagen und Verlust von Rechten

Gründer müssen unverzüglich nach Übernahme ihrer Anteile gemäß Gesellschaftsvertrag den vollen Wert der Anteile bezahlen bzw. Sacheinlagen vollständig erbringen. Bei der Stufengründung müssen die Anteilszeichner am oder vor dem Zahlungstermin oder während des von den Gründern festgelegten Zahlungszeitraums die vollständige Zahlung auf die gezeichneten Anteile leisten. Wenn eine solche Zahlung nicht während oder zu dem festgelegten Zeitpunkt erfolgt, kann der Zeichner automatisch seine Rechte aus dem Gesellschaftsgesetz verlieren. Die KK kann auch in diesem Fall noch mit dem Geld gegründet werden, das bereits von den anderen Anteilszeichnern gezahlt wurde, wie oben erläutert. Der gezahlte Geldbetrag muss jedoch den in Gesellschaftsvertrag angegebenen Wert des bei der Gründung einzubringenden Vermögens oder dessen Untergrenze erreichen. Wenn diese Anforderung nicht erfüllt ist, wird die Gründung der Gesellschaft als Verstoß gegen den Gesellschaftsvertrag angesehen, was wiederum die Gründung ungültig macht.

1.7.      Bestimmung der Direktoren, Prüfer etc. bei Gründung

Bei der Einheitsgründung wird der Gründungsgeschäftsführer, und etwaige Direktoren, Gründungsprüfer (d.h. eine Person, die zum Zeitpunkt der Gründung Prüfer wird) und Organmitglieder, wie oben dargestellt, von den Gründern in der Gründerversammlung mit der Mehrheit der Stimmen oder in der in der Gründungssatzung festgelegten Weise gewählt. Jeder Gründer hat im allgemeinen eine Stimme pro Anteil aller bei der Gründung auszugebenden Anteile. Bei der Stufengründung müssen der oder die Gründungsdirektor(en), etwaige Gründungsprüfer usw. auf einer Organisationssitzung gewählt werden, die abgehalten werden muss.

1.8.      Eintragung im Handelsregister

Beim Rechtsamt oder Bezirksrechtsamt am Sitz der Gesellschaft ist eine Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister mit aufgebrachter Stempelmarke für die Registergebühr und den notwendigen Dokumenten als Anlagen einzureichen. Gründungsgeschäftsführer müssen ihr persönliches registriertes Siegel und eine Registerbestätigung gegenüber dem Handelsregister nachweisen. Bei Geschäftsführern ohne Wohnsitz in Japan muss eine offizielle Beglaubigung der Echtheit der Unterschrift mit Angabe des vollen Namens, Geburtstag und Wohnadresse durch einen zuständigen Notar oder bei einer zuständigen Auslandsvertretung erfolgen. Unterschriftenstempel sind auch für die zu errichtende Gesellschaft anzufertigen und mit der Gründung einzutragen.

2.         Besonderheiten bei der Gôdô Kaisha (GK)

Die GK vereinigt Merkmale einer Körperschaft und einer Personengesellschaft. Die wichtigsten Merkmale der GK sind (1) Status einer juristischen Person, (2) beschränkte Haftung der Gesellschafter für Gesellschaftsschulden, (3) starke Verbundenheit der Gesellschafter untereinander, (4) simple Organisationsstruktur, (5) Flexibilität des Gesellschaftsvertrags. Steuerliche Erwägungen spielen keine Rolle bei der Wahl dieser Rechtsform. Die Gründung mit nur einem Gesellschafter ist möglich.

2.1 Gründung

Der Gesellschaftsvertrag muss die folgenden Mindestangaben enthalten: den Zweck, die Firma mit dem Rechtsformzusatz Gôdô Kaisha in japanischer Schrift, den Sitz der Hauptniederlassung, den Namen bzw. die Firma der Gesellschafter und deren Wohn- oder Geschäftssitz und die Bezeichnung der Einlagen der Gesellschafter, sowie auch deren Betrag bzw. bei Sacheinlagen deren gemeiner Wert. Insbesondere muss der Gesellschaftsvertrag angeben, dass alle Gesellschafter beschränkt haften.

Regelmäßig enthält der Gesellschaftsvertrag eine Vielzahl von bedingten Regelungen, die nach dem Gesellschaftsgesetz (GesG) nur dann wirksam werden, wenn sie im Gesellschaftsvertrag enthalten sind, und sonstige freie Bestimmungen, die nicht gegen die Vorgabe des GesG verstoßen dürfen. Der sorgfältigen Ausarbeitung des Gesellschaftsvertrags kommt damit besondere praktische Bedeutung zu. Für die Fälle in denen der Gesellschaftsvertrag keine Dispositionen im Gesellschaftsvertrag trifft, finden automatisch die Vorschriften des Gesellschaftsgesetzes Anwendung (dispositive Klauseln).

Die Gründung einer GK verlangt keine notarielle Beteiligung.

Nach der Erstellung des Gesellschaftsvertrags und spätestens bis zur amtlichen Registrierung der Gründung sind die Einlagen in vollem Wert zu leisten. Zugelassen sind nur Bar- und Sacheinlagen. Ein Gründungsbericht ist nicht zu erstellen. Die Gesellschaft muss lediglich eine Versicherung über die Hereinnahme des Kapitals abgeben und dem Antrag auf Eintragung beim Handelsregister beifügen. Ferner ist eine Eröffnungsbilanz zum Tag der Gründung zu erstellen.

Einzutragen sind u.a. auch Name bzw. Bezeichnung und Adresse der geschäftsführenden Gesellschafter und der vertretungsberechtigten Gesellschafter. Handelt es sich beim vertretungsberechtigten Gesellschafter um eine juristische Person, dann ist der Name und die Adresse einer natürlichen Person als Geschäftsführer anzumelden.

Die Gründungskosten sind verglichen mit denen der KK geringer, wodurch ein Anreiz für die Rechtsformwahl bei kleineren Unternehmen besteht.

2.2. Organisationstruktur

Die Gesellschafter haben die Geschäfte der Gesellschaft selbst zu führen und vertreten die Gesellschaft rechtsgeschäftlich, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes regelt (Prinzip der Selbstorganschaft). Es ist möglich einen oder mehrere Gesellschafter mit der Geschäftsführung und/oder Stellvertretung zu betrauen. Allerdings ist es nicht möglich, alle Gesellschafter von der Geschäftsführung oder Stellvertretung auszuschließen.  Bei der GK besteht die Besonderheit, dass eine juristische Person vertretungsberechtigter Gesellschafter sein kann. In diesem Fall muss dieser eine natürliche Person bestimmen, welche den vertretungsberechtigten Gesellschafter vertritt. Bei dieser Person handelt es sich in der Regel um einen angestellten Manager, wodurch de-facto ein Nicht-Gesellschafter mit der Geschäftsführung und Vertretung der GK beauftragt wird (Executive Manager, japanisch: shokumu shikkō sha).

2.3. Weitere Besonderheiten der GK

Änderungen des Gesellschaftsvertrags bedürfen grundsätzlich der Zustimmung aller Gesellschafter.

Die Aufnahme eines neuen Gesellschafters erfordert eine Änderung des Gesellschaftsvertrags. Zusätzlich muss der neue Gesellschafter seine Einlage leisten. Der Gesellschafter, der nach der Gründung der Gesellschaft aufgenommen wurde, trägt die Haftung auch für jene Schulden, welche vor seiner Aufnahme entstanden sind.

Es besteht eine Nachhaftung der Gesellschafter.

Die Gewinnverteilung kann unabhängig von der Höhe der Einlagen geregelt werden.

Das Ausscheiden eines Gesellschafters führt grundsätzlich nicht zur Auflösung der Gesellschaft.

Der ausgeschiedene Gesellschafter kann die Auszahlung seines Gesellschaftsanteils verlangen. Maßgeblich für die Berechnung des Auszahlungsanspruchs ist der Gesellschaftswert zum Zeitpunkt des Ausscheidens. Um Schwierigkeiten oder Streit bei der Ermittlung des Gesellschaftswertes zu vermeiden, sollte der Auszahlungsanspruch im Gesellschaftsvertrag sorgfältig geregelt werden.

Fazit: Besondere Genehmigungen oder Einschränkungen von Gesellschaftsgründungen ausländischer Investoren bestehen in Japan nicht. Seit der Reform des Gesellschaftsrechts in den Jahren 2005/2006 stehen moderne und flexible Gesellschaftsformen zur Verfügung. Auch kleinere und mittlere Unternehmen können relativ leicht Gesellschaften gründen und haben damit eine solide Basis für die Geschäftstätigkeit in Japan.

Teil VI der Beitragsserie Markteinstieg in Japan