Datenschutz für KMU: Last, Risiko oder unterschätzter Wettbewerbsvorteil?

Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist Datenschutz vor allem eins: eine Pflichtaufgabe. Dokumentations- und Informationspflichten binden Zeit, Personal und finanzielle Ressourcen. Eine aktuelle Umfrage des DMB unter KMU zeichnet ein entsprechend ambivalentes Bild:

• So sehen zwei Drittel der befragten Unternehmen den Aufwand durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als mittel oder hoch an.
• Mehr als 40 Prozent der befragten KMU gaben an, dass der Datenschutz vor allem durch den zeitlichen und personellen Aufwand gehemmt wird.
• Gleichzeitig bewerten mehr als 50 Prozent den europäischen Datenschutz als Wettbewerbsvorteil – 36 Prozent eindeutig, weitere 18 Prozent tendenziell positiv.

Datenschutzexperte Stephan Wagner bestätigt diese Wahrnehmung aus seiner Praxis: „Für viele Unternehmen ist Datenschutz zunächst ein Bürokratiemonster. Sie sehen nur die Vorschriften, die Pflichten und den Aufwand. Das sich daraus auch Chancen ergeben, sehen sie oft nicht.“

Der unterschätzte Nutzen: Schutz des Unternehmens

Denn was in der öffentlichen Debatte häufig übersehen wird: Datenschutz bringt konkrete Vorteile für Unternehmen. Er ist eng mit der Frage verbunden, wie widerstandsfähig Unternehmen gegenüber digitalen Risiken sind. Die Zahl der Cyberattacken steigt seit Jahren kontinuierlich, insbesondere automatisierte Angriffe treffen häufig schlecht geschützte KMU. „Viele Unternehmen wissen gar nicht, dass sie infiltriert sind und merken es erst, wenn Systeme ausfallen oder Daten abfließen“, warnt Stephan Wagner. Datenschutz zwingt Unternehmen dazu, Prozesse zu dokumentieren, IT-Systeme zu prüfen und Sicherheitsstandards zu etablieren. Genau das schafft einen doppelten Mehrwert: Sicherheitsstandards und Compliance schützen Unternehmen intern, zugleich können sie nach außen Vertrauen und die Reputation gegenüber Kunden und Geschäftspartnern stärken.

Weniger Komplexität, mehr Orientierung

Die Umfrage macht auch deutlich: Rund 90 Prozent der KMU wünschen sich weniger Komplexität und klarere Regulierungen. Denn Datenschutz ist längst nicht nur DSGVO: Hinzu kommen AI-Act, Hinweisgeberschutzgesetz, Barrierefreiheitsanforderungen und branchenspezifische Vorgaben, die oft unterschiedliche Fristen, Zuständigkeiten und Auslegungen beinhalten. Für KMU, in denen wenige Mitarbeitende für Compliance, IT und Datenschutz zuständig sind, wird dies schnell unübersichtlich. Entsprechend schlägt die EU-Kommission im Rahmen des „Digitalen Omnibus“-Pakets vor, die Datengesetze zu vereinfachen. Unwissen führten zudem nicht selten zu Fehlannahmen: „Viele denken: Datenschutz gilt erst ab 20 Mitarbeitern. Das ist in vielen Köpfen verankert, ist aber schlicht falsch“, stellt Stephan Wagner klar. Tatsächlich greift Datenschutz bereits ab der ersten Verarbeitung personenbezogener Daten, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Datenschutz als Daueraufgabe

Viele Unternehmen reagieren defensiv, konzentrieren sich auf formale Mindestanforderungen und nutzen das volle Potenzial des Datenschutzes kaum aus. Schulungen, klare Verantwortlichkeiten oder eine Verzahnung mit IT-Sicherheit bleiben oft die Ausnahme. „Datenschutz ist kein einmaliges Projekt – es ist ein Prozess“, betont Stephan Wagner. Wer ihn einmalig systematisch aufsetzt, Zuständigkeiten definiert und Mitarbeitende sensibilisiert, reduziert langfristig Risiken und vermeidet unnötige Zusatzkosten durch Nachbesserungen oder Vorfälle.

Orientierungshilfen, klare Strukturen und praxisnahe Leitlinien könnten helfen, diesen Regelungsdschungel zu lichten, Risiken zu reduzieren und Compliance effizient zu gestalten.