20.10.2025
Digitalisierung der Verwaltung: Status quo für Unternehmen
Die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen nimmt Fahrt auf: Viele Anträge von Gewerbeanmeldungen bis hin zu Steuerangelegenheiten können inzwischen online gestellt werden. Allerdings sind nur wenige Prozesse vollständig digital und medienbruchfrei. Drei Anwendungsfälle verdeutlichen, wie unterschiedlich Unternehmen vom Digitalisierungsstand profitieren und wo Nachholbedarf besteht.
Die Verwaltungsleistungen öffentlicher Einrichtungen wie Unternehmensgenehmigungen oder Fahrzeugzulassungen werden zunehmend digitalisiert. Bundesweit stehen mittlerweile über 800 Leistungen flächendeckend zur Verfügung, die sich online beantragen lassen. Häufig müssen für diese digitalen Dienste jedoch weiterhin analoge Nachweise eingereicht oder Bescheide in Papierform angenommen werden. Über die 800 flächendeckenden Leistungen hinaus stehen in den Ländern und Kommunen zusätzliche Angebote zur Verfügung. Besonders viele Online-Services bieten Hamburg, Nordrhein-Westfalen und Bayern an. Dort sind in den meisten Kreisen über 1.400 digitale Verwaltungsleistungen verfügbar.
Unternehmerinnen und Unternehmer benötigen zahlreiche Verwaltungsleistungen. Doch der Digitalisierungsgrad dieser teils landeseigenen Services variiert stark zwischen den Bundesländern. Die folgenden drei Anwendungsfälle zeigen die aktuellen Möglichkeiten für Unternehmen auf und wo Herausforderungen bestehen:
1. Unternehmensgründungen: Noch keine bundesweite vollständig digitale Abwicklung
Nordrhein-Westfalen stand im September 2025 bei Onlinediensten für Unternehmensanmeldungen und -genehmigungen mit einer Verfügbarkeit von über 80 Prozent an der Spitze im Bundesvergleich. Berlin holt jedoch auf: Als erstes Bundesland ermöglicht es seit Oktober 2025 eine vollständig digitale Gewerbeanmeldung.
In vielen anderen Ländern hingegen ist dieser Service bislang nur eingeschränkt nutzbar. Oft steht er in weniger als jedem vierten Fall in Kommunen im vollen Umfang zur Verfügung. Das Online-Angebot beschränkt sich häufig noch auf bestimmte Unternehmensarten wie Einzelunternehmen oder Handwerksbetriebe. Zudem können Unternehmen den Prozess nicht vollständig innerhalb weniger Stunden an einer Online-Plattform abwickeln, wenn sie beispielsweise eine Handelsregistereintragung benötigen.
2. Dienstwagen: Zulassung weitgehend digital möglich, aber ohne Daten wiederzuverwenden
Seit 2023 ermöglicht das bundesweite Angebot der “internetbasierten Fahrzeugzulassung i-Kfz" Fahrzeuge digital und in Echtzeit an-, um- oder abzumelden. Allerdings ist derzeit jede 16. Zulassungsstelle aus technischen Gründen nicht angeschlossen, weshalb das Angebot regional unterschiedlich gut verfügbar ist.
Exemplarisch für viele Verwaltungsleistungen: Da nur die Daten aus dem jeweils aktuellen Antrag berücksichtigt werden, entfällt das Nutzungspotenzial des Datenaustausches. Für Unternehmen mit vielen Zulassungen könnten die Großkundenschnittstellen einfacher abgewickelt werden, wenn auf vorliegende Daten zurückgegriffen wird.
3. Öffentliche Auftragsvergabe: Digitale Ausschreibungen noch nicht durchgängig nutzerfreundlich
Öffentliche Auftraggeber sind grundsätzlich verpflichtet, Ausschreibungen elektronisch durchzuführen. Bund und Länder stellen hierfür jeweils eigene Plattformen bereit. Viele Unternehmen müssen sich jedoch infolgedessen auf unterschiedlichen Portalen registrieren.
Der Gesetzentwurf zur Beschleunigung von Vergabeverfahren befindet sich derzeit in der parlamentarischen Beratung und zielt darauf ab, durch Standardisierung die Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses voranzutreiben. In der aktuellen Praxis zeigt sich nämlich, dass die Umstellung auf digitale Vergabeprozesse bislang häufig nur bei der Angebotsabgabe erfolgt. Beglaubigte Nachweise hingegen müssen weiterhin in Papierform eingereicht werden.
Bundeseinheitliches Unternehmenskonto mit Once-Only-Funktion frühstens ab 2027
Unternehmerinnen und Unternehmer fordern seit Jahren ein zentrales, digitales Portal, über das alle administrativen Verfahren nach dem Once-Only-Prinzip abgewickelt werden können. Das Once-Only-Prinzip bedeutet, dass Unternehmen ihre Daten nur einmal an staatliche Stellen übermitteln müssen und sich ihr Aufwand im Behördenkontakt deutlich verringert. Eine Forderung, die auch der DMB in seinem aktuellen Positionspapier bekräftigt.
Zwar hat die Bundesregierung das Thema erkannt, doch Unternehmen müssen sich weiterhin gedulden: Der zuständige IT-Planungsrat strebt erst für Ende des ersten Quartals 2027 an, ein einheitliches Konto für Unternehmen bzw. Organisationen bereitzustellen. Damit es möglichst gut funktioniert, müssen zusätzlich alle Verwaltungsleistungen bis dahin vollständig digitalisiert sein.
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