Wie können KMU KI effizient einsetzen?

Viele KI-Investitionen lohnen sich nur dann, wenn sie gezielt auf die eigenen Prozesse zugeschnitten sind. KMU können Wettbewerbsvorteile erzielen, wenn sie vor der Einführung eine klare Strategie entwickeln und die Erfolgsaussicht realistisch einschätzen. Fünf Leitlinien helfen dabei:

• 1. Effizienz bei wiederholenden Arbeitsabläufen steigern

  KI lohnt sich besonders bei wiederkehrenden Aufgaben. Also Tätigkeiten, die regelmäßig anfallen, klar definiert sind und wenig Entscheidungsspielraum erfordern. Dazu gehören zum Beispiel das Formulieren von E-Mails oder das Zusammenfassen von Gesprächsprotokollen.

  Auch standardisierte Arbeitsschritte, die formalisiert und regelbasiert ablaufen, lassen sich durch KI effizienter gestalten. So können Mitarbeitende Dokumente schneller nach bestimmten, definierten Informationen durchsuchen oder die Qualität von Produkten prüfen. Wichtig ist dabei, sorgfältig zu prüfen, ob eine Automatisierung unerwünschte Folgen haben könnte. Bei geschäftskritischen Prozessen oder sensiblen Daten ist besonders darauf zu achten.

• 2. KI bewährt sich bei administrativen Aufgaben

  Bestimmte Abteilungen profitieren stärker von KI-Anwendungen als andere. Besonders klassische Bürotätigkeiten im Backoffice bieten großes Potenzial für Effizienzsteigerungen. KMU können KI auch im Kundenservice sowie in der Planung von Beschaffung und Logistik wirkungsvoll einsetzen. Finanz- und Compliance-Abteilungen funktionieren zwar ebenfalls regelbasiert. Der Nutzen hängt hier jedoch stark vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Denn nicht immer kann KI bereits die rechtlichen Verbindlichkeiten gewährleisten.

• 3. Kompetenzen fördern statt reine Technikoptimierung

  Damit KI erfolgreich in der Praxis eingesetzt werden kann, braucht es gezielte Schulungsangebote für Mitarbeitende. Dabei stehen weniger technische Kenntnisse im Vordergrund, sondern vielmehr das Verständnis, wie KI sinnvoll genutzt werden kann und wofür nicht.

  Professor Stephan Schneider ergänzt: „KI-Kompetenz wird zunehmend Teil beruflicher Grundbildung und betrifft Unternehmen aller Branchen. Besonders relevant ist sie dort, wo Entscheidungen datenbasiert vorbereitet oder Prozesse digital unterstützt werden. Weiterbildungen ermöglichen es, Beschäftigten zu verstehen, wie KI funktioniert, welche Auswirkungen sie auf die eigene Arbeit hat und wo Verantwortung bleibt.“ Ebenso relevant: Individuell erworbenes Wissen sollte im Team geteilt werden. So wird aus individuellem Lernen ein nachhaltiger Prozess des organisationalen Lernens, betont er.

   „Selbst einfache Workshops zum Thema Prompting können schon helfen den Umgang mit GenAI zu verbessern, Algorithmus-Aversion zu verringern und das Vertrauen zu stärken. Dabei sollte immer die Neustrukturierung von Prozessen, bei denen die menschliche Nutzung von GenAI im Zentrum stehen, mit vermittelt werden,“ so Professor Kevin Bauer.

  KI kann nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch als Analysetool Fachkräfte in der Personalentwicklung unterstützen. Sie hilft dabei, Lernpotenziale und vorhandene Kompetenzen besser sichtbar zu machen, sodass KMU Weiterbildungsangebote individueller gestalten können. „In der Personalbeschaffung und -entwicklung kann KI helfen, Kompetenzen sichtbarer zu machen, Lernpotenziale zu erkennen und Fachkräfte gezielter einzusetzen, wie aktuelle Forschungsarbeiten an der HAW Kiel zeigen”, erläutert Professor Stephan Schneider.

• 4. Verantwortlichkeiten und Gestaltungsfreiheiten definieren

  Damit der Einsatz von KI im Unternehmen erfolgreich gelingt, muss es klare Regeln geben. Mitarbeitende müssen wissen, welchen Handlungsspielraum sie bei der Umsetzung haben und wo Grenzen der Verantwortung liegen. Die Einführung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Neue Lösungen entstehen nicht sofort, sondern schrittweise – teils durch Ausprobieren – und zunächst müssen Zuständigkeiten definiert werden. Teams sollten genau wissen, welche Prozesse sie eigenständig anpassen dürfen und wo menschliche Kontrolle notwendig bleibt.

  Um neue KI-Verfahren zu erproben, sollten Mitarbeitende zudem erlaubten Freiraum erhalten, beispielweise um auf Daten und Fachwissen anderer Abteilungen zugreifen zu können. Ebenso muss klar kommuniziert werden, ob KI intern oder auch in externen Bereichen eingesetzt werden soll, z. B. in der Kundenkommunikation oder in rechtsrelevanten Vorgängen. Dabei darf nicht vergessen werden: Geschäftskritischen Entscheidungen sollten niemalsvollständig an KI-Systeme abgegeben werden.

  Professor Kevin Bauer empfiehlt: „Streben Sie Komplementarität zwischen Menschen und KI an, sodass die Zusammenarbeit besser ist als die Einzelteile, nicht vollständige Automatisierung.“

• 5. Wirkung regelmäßig prüfen

  KI ist kein einmaliges Investitionsprojekt. Ihr echter Mehrwert entsteht langfristig. Entscheidend ist, Prozesse kontinuierlich zu analysieren und zu optimieren. KI-Module lassen sich dazu schrittweise oder parallel in Teams mit unterschiedlichen Schwerpunkten einführen. Mithilfe von „Was-wäre-wenn“-Szenarien lässt sich im Vorher-Nachher-Vergleich genau erkennen, welche konkreten Veränderungen die neuen Tools tatsächlich bewirken