24.06.2024Fachbeitrag

Home-Office: Die Antworten zu den wichtigsten rechtlichen Fragen

Arbeiten im Home-Office ist für viele zur neuen Realität geworden. Was gilt es aus rechtlicher Sicht zu beachten?

Durch die Corona-Pandemie hat sich das Home-Office zu einem absolut massetauglichen Phänomen entwickelt. Was zunächst aus der Notwendigkeit entstand und zwischenzeitlich gesetzlich vorgeschrieben war, ist für viele Arbeitnehmer nicht mehr aus ihrem Alltag wegzudenken. Home-Office kam für viele Unternehmen plötzlich – wird aber nach gegenwärtiger Einschätzung ein dauerhafter Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Schließlich hat die Arbeit von zuhause für Arbeitnehmer und Arbeitgeber Vorteile. Pendler sparen sich die tägliche Anfahrt und Arbeitnehmer können in ihren Pausen private Angelegenheiten effektiv erledigen. Arbeitgeber sparen sich dafür das Vorhalten größerer Bürokapazitäten, indem Home-Office mit Desk-Sharing und anderen Methoden des agilen Arbeitens kombiniert wird.

Andererseits zeigt sich gerade, dass Arbeitgeber verstärkt ihre Arbeitnehmer wieder ins Büro zurückrufen. Dies erleichtere die Zusammenarbeit und man wolle auch effektive Kontrollmechanismen etablieren. Nicht selten schwebt der Vorwurf im Raum: Wer im Home-Office arbeitet, arbeitet gar nicht. Insoweit verwundert es nicht, dass Arbeitgeber und Betriebsräte landauf und landab über Betriebsvereinbarungen zu Home-Office und Mobilem Arbeiten verhandeln.

Doch während sich die meisten Arbeitgeber während der Corona-Pandemie in einer plötzlichen Ausnahmesituation befanden und daher erst einmal die praktischen Fragen der Durchführung des Home-Office und der Arbeitsorganisation im Vordergrund standen, ist mittlerweile deutlich, dass aus der Ausführung der Tätigkeit im Home-Office komplexe Rechtsfragen folgen. Wie vereinbare ich Home-Office und wie löse ich mich wieder von dieser Vereinbarung? Muss ich dem Arbeitnehmer den Arbeitsplatz einrichten oder wer trägt die Kosten? Kann ich den Arbeitnehmer einseitig wieder in den Betrieb beordern? Diese Fragen müssen bedacht werden, um das Home-Office dauerhaft und professionell in die Unternehmensprozesse zu integrieren. Die wichtigsten Fragen werden nachfolgend beantwortet.

 

Die wichtigsten Fragen für Unternehmer werden hier beantwortet


Kann der Arbeitgeber einseitig anordnen, dass ein Mitarbeiter im Home-Office zu arbeiten hat?

Der Arbeitgeber kann gegen den Willen des Arbeitnehmers nicht anordnen, dass der Arbeitnehmer seine Tätigkeit im Home-Office auszuführen hat, es sei denn, es ist bereits vertraglich im Arbeitsvertrag oder z.B. in einer Home-Office-Vereinbarung geregelt, dass der Arbeitgeber das Home-Office anordnen darf. Die Arbeitsgerichte argumentieren damit, dass im Home-Office der unmittelbare Austausch mit den Kollegen verringert werde und auch die Grenze von Arbeit und Freizeit fließend sei. Jedenfalls eine dauerhafte Tätigkeit ausschließlich im Home-Office kann in der Regel nicht einseitig angeordnet werden. Dagegen wurde während der Corona-Pandemie z.T. einseitig Home-Office vom Arbeitgeber angeordnet, was allerdings den besonderen Umständen geschuldet war.

Kann ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen, im Home-Office arbeiten zu dürfen?

Für den Arbeitnehmer gilt im Wesentlichen das Identische. Ein Anspruch auf Home-Office besteht nicht. Der Arbeitnehmer kann nicht verlangen, seine Tätigkeit im Home-Office auszuführen, es sei denn, es besteht eine vertragliche Regelung im Arbeitsvertrag oder z.B. in einer Home-Office-Vereinbarung, die dem Arbeitnehmer ein entsprechendes Recht einräumt.

Ist es sinnvoll, dass der Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern eine schriftliche Vereinbarung zum Home-Office abschließt?

Viele Arbeitsverträge sehen vor, dass Änderungen oder Ergänzungen des Arbeitsvertrages der Schriftform bedürfen. Unabhängig davon, ob die Schriftformklausel in allen Ausgestaltungen wirksam ist und unabhängig davon, ob sich der Unternehmer letztlich auf eine Unwirksamkeit des Schriftformerfordernisses berufen könnte, ist allein schon aus den Gesichtspunkten der Nachvollziehbarkeit und der Nachweisbarkeit klar dafür zu werben, das Home-Office mit einer schriftlichen Vereinbarung und schriftlich niedergelegten Regelungen zu flankieren.

Um die Tätigkeit im Home-Office rechtssicher auszugestalten, ist es daher der Idealfall, wenn der Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern jeweils eine Home-Office-Vereinbarung als Ergänzung zum Arbeitsvertrag abschließt. Ist der Abschluss der Home-Office-Vereinbarung mit allen Mitarbeitern nicht möglich, sollte der Arbeitgeber erwägen, zusätzlich eine Home-Office-Richtlinie zu erlassen, die jeder Mitarbeiter im Home-Office zur Kenntnis zu nehmen hat.

Eine Home-Office-Vereinbarung ebenso wie eine Home-Office-Richtlinie sollten als Mindestinhalt Regelungen vorsehen, die Vorgaben zur Ausstattung und zur Gestaltung des häuslichen Arbeitsplatzes, zu Ansprechzeiten und zur Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, zur Beendigung oder einem Widerruf des Home-Office und zum Datenschutz im Home-Office beinhalten.

Gibt es Besonderheiten, wenn ein Betriebsrat besteht?

Der Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit ein zwingendes Mitbestimmungsrecht (§ 87 I Nr. 14 BetrVG). Dazu gehören Fragen hinsichtlich des zeitlichen Umfangs mobiler Arbeit, über Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit in Bezug auf mobile Arbeit oder über den Ort, von welchem aus mobil gearbeitet werden kann und darf. Dabei können die Betriebsparteien konkrete Anwesenheitspflichten in der Betriebsstätte des Arbeitgebers, zur Erreichbarkeit, zum Umgang mit Arbeitsmitteln der mobilen Arbeit und über einzuhaltende Sicherheitsaspekte treffen. Dagegen ist die Frage „ob“ überhaupt Home-Office eingeführt wird nicht mitbestimmungspflichtig, kann also vom Betriebsrat nicht erzwungen werden. Ist in einem Betrieb mit einem Betriebsrat also angedacht, Home-Office zu ermöglichen, empfiehlt sich eine betriebsweite Regelung durch eine Betriebsvereinbarung.

Wer trägt die Kosten für die Einrichtung und den Betrieb des Home-Office?

Ausgangspunkt

Es gilt der Grundsatz: Der Arbeitgeber hat die Kosten zu tragen, die entstehen, damit der Arbeitnehmer überhaupt in die Lage ist, seiner Arbeitspflicht nachzukommen. Der Arbeitgeber muss somit die Kosten für den Arbeitsplatz und die Arbeitsmittel tragen. Das gilt in gleicher Weise, wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit im Home-Office ausübt.

Ist der Arbeitnehmer im Home-Office tätig, ohne dass der grundsätzlich zur Bereitstellung verpflichtete Arbeitgeber die erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellt, besteht für den Arbeitnehmer ein Ersatzanspruch. Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber Ersatz für seine Aufwendungen verlangen, wenn er sie bezüglich seiner Arbeitspflicht zum einen für erforderlich halten durfte und die Aufwendungen zum andern im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers lagen. Ob eine Aufwendung für das Home-Office erforderlich ist, bemisst sich unter anderem auch daran, ob die Tätigkeit im Homeoffice dauerhaft oder nur vorübergehend angelegt ist. Zudem muss bei der Anschaffung kostspieligerer Arbeitsmittel neben dem klassischen Erwerb ggf. auch Anmietungs- und Leasingalternativen erwogen werden.

Zu beachten ist ferner, dass dem Arbeitnehmer kein Kostenerstattungsanspruch zusteht, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stellt und die Tätigkeit im Home-Office ausschließlich auf Wunsch des Arbeitnehmers erfolgt. In diesem Fall kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Tragung der Kosten für den Arbeitsplatz und die Arbeitsmittel bereits vollständig nach. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer die durch das Home-Office zusätzlich verursachten Kosten selbst zu tragen (BAG Urteil vom 12.04.2011 zum Az. 9 AZR 14/10, Rn. 32).

 

Praktische Umsetzung
Der Ausgangspunkt ist somit klar und erscheint einfach nachvollziehbar. Die praktische Umsetzung des Ausgangspunkts bietet aber durchaus Schwierigkeiten.

Recht einfach und genau lassen sich die Kosten für zwingend benötigtes Arbeitsmaterial (Büromaterial, Druckpapier, Druckpatronen und ähnlichem) ermitteln, wobei im Home-Office vor allem zwischen privat und beruflich veranlassten Aufwendungen differenziert werden muss. Sind dem Arbeitnehmer Kosten entstanden, die ausschließlich zur Erfüllung der Arbeitspflicht benötigt wurden oder war die damit in Verbindung stehende Anschaffung beruflich veranlasst ist, sind diese Kosten vom Arbeitgeber zu tragen.

Wird ein Gerät indes gemischt genutzt, stellt sich die rechtliche Bewertung komplizierter dar. Es sind also alle Geräte gemeint, die der Arbeitnehmer zum Teil privat und zum Teil beruflich nutzt, wie zum Beispiel private Laptops, die zur Arbeit eingesetzt werden. Eine Ermittlung des Anteils der privaten und beruflichen Nutzung ist in der Theorie, aber nicht in der Praxis möglich.

Zudem kann man an der Stelle sogar noch etwas genauer differenziert werden, nämlich ob der Arbeitnehmer

  • das private Gerät bereits vor der Einführung des Home-Office genutzt hat oder
  • das Gerät erst im Hinblick auf das anstehende Homeoffice angeschafft hat.

In der zweiten Fallgruppe kann der Arbeitnehmer geltend machen, den Kaufpreis des privaten Geräts ganz oder teilweise „für“ den Arbeitgeber aufgewendet zu haben. Der Mitarbeiter kann daher einen Anspruch auf Aufwendungsersatz haben. In der ersten Fallgruppe kommt hingegen allenfalls in Betracht, dass für die zusätzliche Abnutzung des privaten Geräts durch den beruflichen Einsatz eine Aufwandsentschädigungspflicht besteht. In der Praxis kann die zusätzliche Abnutzung durch den beruflichen Einsatz und ein dementsprechender wirtschaftlicher Wert kaum ermittelt werden.

In die gleiche Richtung geht es auch, wenn die anteilige Tragung der Kosten für Strom, Wasser und Heizung im Streit steht. Der Arbeitnehmer hat in der Theorie gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch auf Aufwendungsersatz. Aber auch hier ist eine genaue Bezifferung des zusätzlich durch das Home-Office beruflich bedingten Anteils an Strom, Wasser und Heizung praktisch kaum möglich.

Vom zuvor Gesagten, ist zudem die Fallgruppe zu unterscheiden, in der die Aufwendungen zur Erfüllung der Arbeitspflicht zwar nützlich sind, jedoch nicht im Hinblick auf die Arbeitspflicht getätigt wurden und vielmehr ohnehin angefallen wären. Ein Beispiel dafür ist der private Internetanschluss. Nahezu jeder verfügt zuhause aus privaten Gründen über einen Internetanschluss. In der Regel wird der Internetverbindung pauschal abgerechnet. Dem Arbeitnehmer entstehen für die zusätzliche berufliche Nutzung der Internetverbindung also keine zusätzlichen Aufwendungen. Die Kosten der Internetverbindung sind mit und ohne Home-Office vielmehr gleichbleibend. Daher können die Kosten der Internetverbindung auch nicht überwiegend dem Interesse des Arbeitgebers dienen. Ein Anspruch auf Aufwendungsersatz kann dem Arbeitnehmer in Bezug auf die Kosten des Internetanschlusses nicht zugesprochen werden. Die identischen Argumente sind auch hinsichtlich der ohnehin zu zahlenden Wohnungsmiete zu beachten. Das gilt jedenfalls, solange das Home-Office nicht so verfestigt ist, dass der Arbeitnehmer aufgrund des Home-Office eine Wohnung mit entsprechendem Büro anmietet.

 

Lösungsansatz: Kostenvereinbarung

Bei der praktischen Einführung des Home-Office empfiehlt es sich, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer z.B. in der Home-Office-Vereinbarung eine pauschale Regelung abstimmen. Vor allem bei den nur schwer zu berechnenden Aufwendungen liegt es nahe, Pauschalen zu vereinbaren und nicht an den tatsächlichen „Verbrauch“ anzuknüpfen. Für den Verbrauch von Strom und Wasser, sowie anfallende Heizkosten wird vielfach eine Pauschale in Höhe von EUR 50,00 monatlich empfohlen und für angemessen erachtet.

Als Gestaltungsalternative ist auch vorstellbar, dass im Arbeitsvertrag eine Vereinbarung getroffen wird, nach der die Aufwendungen für z.B. Strom, Wasser, Heizung bereits mit der Vergütung abgegolten sind. Diese Gestaltungsalternative ist zumindest zulässig, sofern die Aufwendungen nur einen geringen Teil der Vergütung ausmachen. Herausfordernd ist dabei aber die Wahrung des Transparenzgebots (§ 307 Absatz 1 Satz 2 BGB). Aus diesem Grund muss in der Vereinbarung klar und deutlich zum Ausdruck gebracht werden, in welchem Umfang die Vergütung auch Aufwendungen abgelten soll. Es müsste also die konkreten Aufwendungen genannt werden, die abgegolten sein sollen. Zudem muss es dem Arbeitnehmer möglich sein, bei zusätzlichen Aufwendungen dennoch zusätzlich zur Vergütung eine Erstattung zu verlangen. Bei klar bezifferbaren Aufwendungen (wie insbesondere Büromaterial) kann schließlich auch darüber nachgedacht werden, ob der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer Höchstbeträge vereinbaren, die der Arbeitnehmer unter Vorlage der Rechnung ersetzt verlangen kann.

Hat der Arbeitgeber ein Zugangsrecht zum Home-Office-Arbeitsplatz seiner Mitarbeiter?

In vielen Home-Office-Vereinbarungen findet sich ein mehr oder weniger umfangreiches Recht des Arbeitgebers auf Zugang zum häuslichen Arbeitsplatz. Bei solchen Regelungen ist eine differenzierende Betrachtung geboten: Das Interesse des Arbeitgebers an Kontrollbesuchen kollidiert hier mit dem Grundrecht des Arbeitnehmers auf die Unverletzlichkeit der Wohnung. Zwar trägt der Arbeitgeber auch bei Arbeitnehmern im Home-Office grundsätzlich weiterhin die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften zum Arbeitsschutz und kann dieser Verantwortung kaum gerecht werden, wenn er keine Kontrollbesuche vornehmen darf. Aber auf der Seite des Arbeitnehmers und auch der mit ihm in einem Haushalt lebenden Personen ist eben ein Grundrecht betroffen. Jedenfalls solche Regelungen, die dem Arbeitgeber ein Zugangsrecht gewähren, für das es keiner vorherigen Terminabsprache mit dem Arbeitnehmer bedarf, werden daher im Regelfall unwirksam sein.


Wie kann man sich vom Home-Office wieder lösen?

Pauschal kann die Frage der Beendigung des Home-Office nicht beantwortet werden. Das hängt vor allem davon ab, auf welcher Grundlage das Home-Office begründet wurde. So können Individualvereinbarungen und Betriebsvereinbarungen vorsehen, dass das Home-Office von beiden Seiten mit einer gewissen Frist wieder gekündigt werden kann. Wurde das Home-Office per Direktionsrecht angeordnet, kann eine entsprechend aufhebende Weisung ergehen. Ist das Home-Office dagegen arbeitsvertraglich nicht sinnvoll trennbar geregelt, muss möglicherweise eine Änderungskündigung ausgesprochen werden.

Sind Arbeitnehmer im Home-Office versichert? Wer haftet bei Unfällen?

Während der Ausübung ihrer Tätigkeit und auf dem Weg von und zur Arbeit sind Arbeitnehmer gesetzlich unfallversichert. Was genau zur Arbeit und dem Arbeitsweg gehört, ist eine Frage, mit der sich Gerichte ohnehin schon immer wieder beschäftigen müssen. Im Home-Office erlangt diese Frage nun noch einmal größere Bedeutung. Die Rechtsprechung hat sich in der jüngeren Zeit zugunsten der Arbeitnehmer gewandelt:

 

So wurden auch Unfälle im Home-Office von den Sozialgerichten als Arbeitsunfälle bewertet. Regelmäßig war zu entscheiden, ob ein Betriebsweg vorlag, also ein Weg im unmittelbaren Unternehmensinteresse zurückgelegt werde und deswegen im sachlichen Zusammenhang mit der versicherten Tätigkeit stehe. Das bestimme sich nach der objektivierten Handlungstendenz des Versicherten, also danach, ob dieser bei der zum Unfallereignis führenden Verrichtung eine dem Unternehmen dienende Tätigkeit ausüben wolle und diese Handlungstendenz durch die objektiven Umstände des Einzelfalls bestätigt werde. Nach diesem neueren Maßstab bejahte das Bundessozialgericht einen Arbeitsunfall beim Sturz auf der Treppe zwischen Wohnbereich und Arbeitszimmer im Obergeschoss (BSG Urteil vom 8. Dezember 2021 zum Az. B 2 U 4/21 R). Ferner bejahte das SG Schwerin auch einen Unfall auf dem Rückweg aus dem Arbeitszimmer bei einem Sturz auf der Treppe (SG Schwerin, Urteil vom 13. Dezember 2022 zum Az. S 16 U 49/22).

Zwischenzeitlich hat auch der Gesetzgeber die Problematik aufgegriffen und klargestellt, dass im Home-Office gleichermaßen Versicherungsschutz besteht, § 8 I 3 SGB VII.

Zusammenfassend kann man also sagen, dass Arbeitnehmer im Home-Office bei solchen Tätigkeiten gesetzlich unfallversichert sind, die im Unternehmensinteresse liegen und einen Zusammenhang mit der versicherten Tätigkeit aufweisen.

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