Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub

Nachdem die ersten Bundesländer bereits aus den Sommerferien zurückkehren, stellt sich teilweise schon wieder die Frage nach der Urlaubsplanung für 2025 – denn das Ferienhaus ist heiß begehrt…. Und soll auch der Betrieb reibungslos laufen und einem personellen Engpass während der Schulferienzeiten vorgebeugt werden, braucht es eine gute Planung – und manchmal auch noch mehr. Wie Eltern und Arbeitgeber zu guten Lösungen kommen können, erklären wir in diesem Beitrag.

Der Jahresurlaub reicht bei weitem nicht aus, um die Schließzeiten von Schulen und Betreuungseinrichtungen in den gesamten Ferien abzudecken. Nicht nur für die Familie eine Herausforderung – auch Arbeitgeber sehen sich jedes Jahr mit einer komplizierten Urlaubsplanung ggf. mit Unterbesetzungen der Teams konfrontiert.

Eine aktuelle Studie¹ von Prognos im Auftrag des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) zeigt, dass dieses „alte“ Thema in Zeiten des Fachkräftemangels neue Brisanz erfährt. Wenn grundlegende Vereinbarkeitserwartungen nicht ernst genommen werden und sich Beschäftigte wegen ihrer familiären Verantwortung in der Karriere behindert fühlen, ist ihre Bereitschaft hoch, zu einem anderen Arbeitgeber zu wechseln:

•  Für 44 Prozent der Befragten gehört die flexible Urlaubsplanung zu den fünf wichtigsten Vereinbarkeitsmerkmalen eines Arbeitgebers.
• 45 Prozent von ihnen geben an, dass sie den Arbeitgeber wahrscheinlich oder sehr wahrscheinlich wechseln würden, wenn sie (auf Dauer) nicht die Möglichkeit hätten, ihren Urlaub flexibel zu planen, um die Betreuung ihrer Kinder sicherstellen zu können.

Wie gelingt also eine betriebliche Urlaubsplanung unter Vereinbarkeitsaspekten?

1. Frühzeitige Information der Belegschaft über Einschränkungen bei der Urlaubsplanung im Folgejahr:

• Gibt es bestimmte Wochen mit hoher Auslastung, in denen eine Urlaubssperre besteht?
• Sorgt ggf. die Endphase eines Projekts dafür, dass die Mannschaft komplett an Bord sein muss?

Wenn Beschäftigte schon im Herbst mögliche Engpässe kennen, sind sie offener und motivierter, sich an Vertretungsplanungen konstruktiv zu beteiligen.

2. Veröffentlichung der Urlaubsplanung aller Mitarbeitenden:

• Hierzu gibt es inzwischen viele, auch App-basierte Lösungen, in die sich alle in einem bestimmten Zeitraum einzutragen haben.
• Markierung der bereits bekannten betrieblichen Zeiten, in denen kein Urlaub gewährt werden kann.

Durch diese Transparenz werden Überschneidungen und Engpässe sichtbar, aber zugleich auch mögliche alternative Planungsmöglichkeiten, die für Konfliktlösungen genutzt werden können.

3. Engpässe insbesondere in Ferienzeiten vorzeitig klären und Chancen zur Vermeidung nutzen:

• In der Regel haben die Eltern von schulpflichtigen Kindern Vorrang. Beschäftigte ohne Kinder sind vielleicht gar nicht daran interessiert, in den teuren Schulferien in Urlaub zu gehen. Sollte es dennoch zu Streitigkeiten kommen, hilft ein offenes Gespräch. Vor allem sollten die Gründe der Mitarbeiter*innen angehört werden, die immer zu einer bestimmten Zeit in Urlaub gehen wollen.
• Gibt es eindeutige Ursachen wie schulpflichtige Kinder und Betreuungsengpässe, müssen sich die Kollegen danach richten. Bei mehreren Eltern mit schulpflichtigen Kindern im Betrieb, kann zwischen den Eltern der abwechselnde Vorrang der Urlaubsplanung für die verschiedenen Ferien überlegt werden. Die Familie, die beispielsweise in diesem Jahr Vorrang bei der Sommerferienplanung hatte, ist im nächsten Jahr bei den Herbstferien am Zug.
• Es hilft aber auch, nach möglichen Alternativen zu suchen und diese konkret aufzuzeigen:
  • Es gibt z.B. Betriebe, in denen teilzeitbeschäftigte Eltern in der einen Ferienhälfte Vollzeit arbeiten, während die Kinder an einer Ferienfreizeit teilnehmen, um so anderen auch den Urlaub zu ermöglichen. Die Überstunden werden dann in der zweiten Ferienhälfte abgebaut
  • Vielleicht kann auch der/die eine oder andere Kollege/ Kollegin mit gutem Beispiel vorangehen und sich kompromissbereit zeigen, so dass andere Beschäftigte nachziehen und sich bei ihrer Urlaubsplanung etwas flexibler zeigen.

Wichtig sind in solchen Fällen Transparenz und Fairness. So können Bonuspunkte für „Einspringende“ vergeben werden, die eingesetzt werden können, um mal spontan einen freien Tag zu bekommen oder bei der nächsten Urlaubsplanung bevorzugt berücksichtigt zu werden.

4. Beschäftigte mit Betreuungsnöten unterstützen

Maßnahmen zur Ferienbetreuung müssen nicht kostenintensiv oder organisatorisch aufwendig sein:

• Gibt es andere Arbeitgeber in der Nähe, mit denen gemeinsam ein Ferienprogramm ins Leben gerufen werden kann?
• Oder lässt sich ein maßgeschneidertes Programm in Kooperation mit der Kommune, einem lokalen Verein, einer kirchlichen Organisation oder einem Wohlfahrtsverband auf die Beine stellen? Mögliche Kooperationen bieten auch einige der rund 550 Lokalen Bündnisse für Familie in Deutschland.
• Aber auch schon die Bekanntmachung von Betreuungsangeboten, Bedingungen und Anmeldemöglichkeiten stellt eine wesentliche Entlastung für beschäftigte Eltern dar.

Die Prämisse bleibt aber: Eltern müssen ihre Kinder gut versorgt wissen und beruhigt ihrer Arbeit nachgehen können. So lassen sich Ausfälle weitestgehend vermeiden.

Fazit

Nach den Ferien ist vor den Ferien und daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die für Betrieb und Familien entscheidende Urlaubsplanung aktiv in Angriff zu nehmen – und durch Planbarkeit und Verlässlichkeit einen wesentlichen Beitrag zur Attraktivität als Arbeitgeber für Eltern zu leisten.

Hilfreiche Links

Rechtliche Fragen der Urlaubsplanung werden u.a. von Gewerkschaften beantwortet: https:Urlaubsrecht (verdi-bub.de)

Vorteile der betrieblichen Ferienbetreuung und einen bedarfsgerechten Check, welche Modelle für das eigene Unternehmen passen, zeigt der Praxisleitfaden des Unternehmensnetzwerk Erfolgsfaktor Familie: Erfolgsfaktor Familie - Wie geht betriebliche Ferienbetreuung? (erfolgsfaktor-familie.de)

Ein Themenspezial „Urlaubsplanung“ mit Antworten auf wichtige Fragen gibt es auch für die verschiedenen Branchen, z.B. über das Handwerksblatt: Urlaubsplanung im Betrieb (handwerksblatt.de)

Lokale Bündnisse für Familien - der Bündnisfinder: Lokale Bündnisse für Familie - Bündnisfinder (lokale-buendnisse-fuer-familie.de)

¹ Prognos 2024: Familienfreundliche Arbeitgeber: die Attraktivitätsstudie