22.05.2023Fachbeitrag

Mit cloudbasierter Finanzverwaltung zu mehr Effizienz

Finanz-Softwarelösungen können dabei helfen, die eigene Buchhaltung zielgerichteter aufzustellen.

 

Kleine und mittelständische Unternehmen erhalten Rechnungen über unterschiedlichste Kanäle. Sie müssen diese von Portalen herunterladen oder bekommen sie papierbasiert per Post bzw. elektronisch per E-Mail. Darüber hinaus fallen Quittungen beispielsweise bei Geschäftsreisen an – etwa beim Tanken oder im Restaurant. Angesichts dieser Vielfalt an Quellen kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und alle Belege dem Steuerberater oder der Buchhaltung rechtzeitig und vor allem vollständig zur Verfügung zu stellen. Eine cloudbasierte Rechnungsmanagement-Software kann hier für Erleichterung sorgen.

 

Laut den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung muss jeder Buchung ein Beleg zugrunde liegen. Um dies zu gewährleisten, empfiehlt sich der Einsatz einer Lösung, die Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen zentral zusammenträgt. Hierzu gehört vor allem das Herunterladen aus Lieferantenportalen. Dazu ist es erforderlich, dass Anwender die Lösung mit den jeweiligen Portalen verknüpfen und einmalig ihre Zugangsdaten hinterlegen. Die Lösung ruft dann von den ausgewählten Plattformen die Dokumente samt Historie ab und prüft fortan regelmäßig, ob neue Rechnungen zum Download bereitstehen. Eine weitere wichtige Funktion ist der automatische Import von Rechnungen aus E-Mails. Dabei sollten Anwender die Möglichkeit haben, so viele E-Mail-Accounts zu verbinden, wie sie für die Umsetzung ihres Eingangsrechnungs-Workflows benötigen. Mithilfe intelligenter, maschinell trainierter Algorithmen identifiziert die Lösung Rechnungen in E-Mail-Postfächern und importiert sie. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, ein zentrales E-Mail-Postfach einzurichten, das direkt mit der Rechnungs-Management-Lösung verbunden ist. Teilen Anwender ihren Lieferanten diese E-Mail-Adresse mit, kann der elektronische Rechnungsempfang zentralisiert werden.

 

Import aus verschiedensten Drittlösungen und von Scans

Noch größeres Potenzial entfaltet das automatisierte Rechnungsmanagement über Importfunktionen, mit denen Rechnungen aus Drittlösungen wie OneDrive, Dropbox, Google Drive, Customer-Relationship- und Dokumentenmanagement-Systemen sowie Rechnungserstellungstools abgerufen werden. Eine weitere nützliche Option ist das mobile Scannen von Belegen über eine App. Damit können unterwegs anfallende Belege erfasst werden – sogar offline. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Dokumente automatisch der Rechnungsmanagement-Lösung hinzugefügt. Auf diese Weise geht auch bei Außendienstlern keine Quittung mehr verloren. Und: Die Zettelwirtschaft hat ein Ende, wenn die App die Anforderungen der Finanzverwaltung an ersetzendes Scannen erfüllt, sodass die gescannten Dokumente vernichtet werden können und nicht im Original aufbewahrt werden müssen.

 

Einfache Belegverwaltung

Nach dem Zusammentragen der Rechnungen und ihrer zentralen Ablage liest eine intelligente Software buchungsrelevante Informationen aus, etwa das Rechnungsdatum und <s class="msoDel">den </s>-betrag. Auch Absender werden automatisch erkannt und die Belege damit den jeweiligen Lieferanten zugeordnet. Für eine effektive Verwaltung stehen den Mitarbeitern verschiedene Darstellungsmöglichkeiten zur Verfügung – eine Ansicht nach Monaten, eine Kachelansicht mit großem Vorschaubild sowie eine Listenansicht. Mithilfe definierter Workflows lässt sich zudem die Prüfung und Freigabe von Rechnungen automatisieren. Dabei werden sämtliche Änderungen an den Dokumenten aufgezeichnet. Auch alle übrigen Vorgänge müssen protokolliert werden, sodass sie gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung nachvollziehbar sind.

 

Direkte Weiterleitung an den Steuerberater

Da vor allem kleine und mittelständische Unternehmen die Buchhaltung häufig an einen Steuerberater ausgelagert haben, sollte die Rechnungsmanagement-Software mit Schnittstellen zu DATEV Unternehmen online, ADDISON OneClick sowie Stotax Select ausgestattet sein. Darüber können Belege elektronisch an den Steuerberater übertragen werden, womit auch der Pendelordner ausgedient hat.

 

Die Vorteile der Cloud nutzen

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist es vorteilhaft, wenn die Rechnungsmanagement-Lösung in der Cloud betrieben wird. Denn so müssen sie keine Software installieren bzw. Updates einspielen und können sofort starten. Außerdem können berechtigte Personen einfach über den Webbrowser zeit- und ortsunabhängig auf die Software und die dort abgelegten Rechnungen zugreifen und diese bearbeiten. Das bedeutet: Egal, ob auf Geschäftsreise, im Büro oder im Homeoffice – alle Belege sind stets nur wenige Mausklicks entfernt.

 

Schlussfolgerung

Eine intelligente Softwarelösung bietet alle Möglichkeiten, um das Rechnungsmanagement auf jene Stufe zu heben, auf die es gehört – die der Automatisierung. Diese sorgt insbesondere dafür, dass alle Rechnungen vollständig zur Verbuchung vorhanden sind. Zudem verkürzt sich die Zeit von der Erfassung einer Rechnung bis zu ihrer Bezahlung, was Unternehmen in die Lage versetzt, Skontooptionen zu nutzen. Dies bereitet den Boden für ein effizientes Cashflow-Management. Gleichzeitig minimieren Unternehmen den Arbeitsaufwand für die Buchhaltung und sparen wertvolle Ressourcen. So bleibt mehr Zeit für unternehmerische Ideen.

 

Dieser Beitrag ist Teil von Mittelstand WISSEN zum Thema "Unternehmerische Widerstandsfähigkeit"

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