Die Repräsentanz in Japan
In den kommenden Wochen wird die Beitragsserie „Markteinstieg in Japan“ alles Wissenswerte für wirtschaftliche Aktivitäten in „Nippon“ (jap. für Japan) zusammenfassen.
Eine Repräsentanz in Japan bietet viele Vorteile: Von der Informationsbeschaffung bis hin zur Kommunikation vor Ort – alles zu überschaubaren Kosten. Rechtsanwalt Dr. Andreas Kaiser erklärt nicht nur die Rolle des Repräsentanten, sondern geht auch auf die Abgrenzung zur gewerblichen Tätigkeit und den steuerlichen Status ein.
Die Errichtung einer Repräsentanz in Japan ist ein beliebter erster Schritt beim Markteinstieg. Die Vertretung vereinfacht die Informationsbeschaffung, Erstellung von Marktstudien, Einkaufstätigkeiten, Informationsvermittlung, Hilfstätigkeiten, wie das Arrangieren von Geschäftstreffen, Begleitung von Delegationen, Übersetzungen sowie Pflege von Kunden- und Geschäftsbeziehungen. Die Repräsentanz kann auch als Fuß in der Tür dienen, nämlich für Unternehmen, die ihre bisherige gewerbliche Tätigkeit in Japan einstellen, sich aber die Rückkehr in den japanischen Markt für die Zukunft offenhalten möchten.
Die personelle und sachliche Ausstattung der Repräsentanz ist oft gering und kann in einem Büro- und Sekretariatsservice, in dem ein oder mehrere Repräsentanten vertreten werden oder in einem repräsentativ gestalteten Büro mit einem hauptberuflichen Leiter sowie einer kleinen Zahl von Mitarbeitern bestehen. Der Repräsentant sollte neben deutsch oder englisch die japanische Sprache beherrschen, um Missverständnisse mit den Geschäftspartnern von Anfang an auszuschließen oder bei Beschwerden vermittelnd einzugreifen.
Abgrenzung zur gewerblichen Tätigkeit
Die Errichtung einer Repräsentanz erfordert in der Regel keine Genehmigung oder Eintragung, solange keine dauerhafte gewerbliche Tätigkeit ausgeübt wird. Ausnahmen bestehen im Kreditwesen und in anderen regulierten Sektoren. Sobald der Geschäftsumfang entsprechend gewachsen ist, folgt als nächster Schritt die Anmeldung einer Zweigniederlassung oder Errichtung einer juristischen Person beim Handelsregister und Steueramt mit den entsprechenden handels- und steuerrechtlichen Pflichten.
Die Grenze im japanischen Recht zur anmeldepflichtigen gewerblichen Tätigkeit wird schon überschritten, wenn für Geschäftsabschlüsse geworben wird. Denn auch schon die Werbung für den Vertragsschluss ist eine unternehmerische Tätigkeit, sofern Werbung nicht nur im Einzelfall sondern dauerhaft betrieben wird. Die Bereithaltung von Werbematerial dürfte unproblematisch sein, sofern nicht um Geschäftsabschlüsse geworben wird. Auch die Unterstützung beim Vertragsabschluss oder bei der Vorbereitung von Geschäftsabschlüssen z.B. Teilnahme an Vertragsverhandlungen ist Teil der gewerblichen Tätigkeit des ausländischen Unternehmens. Unerheblich ist dabei, dass der Vertragsschluss direkt zwischen dem Stammhaus und einem Geschäftspartner in Japan zustande kommt. Unproblematisch dürften Hilfstätigkeiten wie Übersetzungen oder die reine Weiterleitung von Aufträgen an das Stammhaus als Bote sein.
Der Repräsentant, der für ein ausländisches Unternehmen innerhalb Japans tätig ist, erhält in der Regel keine Vollmacht seitens des Unternehmens, Verträge im Namen des ausländischen Unternehmens auszuhandeln oder abzuschließen. Steuerrechtlich würde durch eine Vollmacht eine Vertreterbetriebsstätte begründet werden und die Anmeldung bei den Steuerämtern wäre ebenfalls erforderlich.
Steuerlicher Status und Markenrechte
Einrichtungen, die lediglich der Information oder der Markterkundung dienen, gelten nicht als Betriebsstätte. Repräsentanzen oder Repräsentanzbüros sind steuerfrei, solange sich deren Vertreter weder aktiv am Verkauf beteiligen, Verkäufe initiieren, Vertragsbedingungen mitverhandeln oder Dienstleistungen erbringen, die Kunden gegenüber abgerechnet werden oder vertraglich vereinbarte Leistungen (Kundendienst) sind. Wichtig ist, dass die Leistungen der Repräsentanz jeweils nur dem ausländischen Unternehmen gegenüber erbracht werden, welche die Repräsentanz unterhält und nicht etwa anderen Unternehmen gegenüber.
Regelmäßig möchte das ausländische Unternehmen mit dem Markteintritt seinen Namen in Japan bekannt machen. Die Repräsentanz kann den Namen des Unternehmens mit dem englischen Zusatz Representative Office als Geschäftsbezeichnung führen. Auf den Schutz des Namens oder der Markenrechte in Japan sollte schon frühzeitig vor Markteintritt geachtet werden.
Rolle des Repräsentanten
Einfache Geschäfte der Bedarfsdeckung kann die Repräsentanz unter ihrer Geschäftsbezeichnung mit dritten Personen eingehen. Auch die Eröffnung eines Girokontos ist der Repräsentanz in Verbindung mit dem in Japan wohnhaften Repräsentanten möglich. Da die Repräsentanz aber selbst nicht wie eine juristische Person Träger von Rechten und Pflichten sein kann, verpflichtet sich jeweils der Repräsentant persönlich für die Erfüllung der eingegangenen Geschäfte. Dies ist auch bei größeren Geschäften wie dem Mietvertrag für das Büro der Repräsentanz oder den Arbeitsverträgen mit Mitarbeitern der Fall. Zwar erscheint es naheliegend, dass diese Geschäfte von dem ausländischen Unternehmen, welche die Repräsentanz unterhält, direkt abgeschlossen werden. Dies ist allerdings eine bei Japanern sehr unbeliebte Konstellation. Daher wird in der Praxis regelmäßig der Repräsentant persönlich Verträge mit Vermietern oder Angestellten abschließen oder als Bürge für direkt geschlossene Verträge auftreten.
Anders verhält es sich mit dem Vertrag mit dem Repräsentanten selbst, der mit der ausländischen Gesellschaft abgeschlossen wird. Dieser kann ein Arbeitsvertrag sein, bei dem der Repräsentant den Weisungen des Arbeitgebers zu folgen hat, oder es handelt sich um einen Auftrag mit einem bestimmten Ziel oder um einen Beratervertrag. Handelt es sich bei dem Repräsentanten um einen Entsandten, sind auch die Regeln der Entsendung zu beachten und darüber hinaus, falls es sich nicht um einen Japaner oder eine Japanerin handelt, auch die ausländerrechtlichen Bestimmungen des japanischen Rechts.
Die Repräsentanz begründet in der Regel keinen Gerichtsstand des ausländischen Unternehmens in Japan. Juristische Personen sind in der Regel an ihrem Sitz zu verklagen. Nur wenn sich kein satzungsmäßiger Sitz oder eine Hauptniederlassung feststellen lässt, kommt eine Klage am allgemeinen Gerichtsstand des Repräsentanten in Japan in Betracht (Art.4 Abs.4 ZPG).
Fazit
Mit einer Repräsentanz in Japan zeigt das ausländische Unternehmen Präsenz im japanischen Markt und erleichtert die Kommunikation mit japanischen Geschäftspartnern vor Ort ganz erheblich. Dabei sind die Kosten und Risiken überschaubar und vergleichsweise gering. Eine aktive gewerbliche Tätigkeit ist der Repräsentanz aber nicht möglich.
Teil V der Beitragsserie Markteinstieg in Japan