Vier Tipps für ein effektiveres virtuelles Meeting
In zahlreichen Unternehmen gehören virtuelle Meetings heute bereits zum Alltag.
Nicht erst seit der Corona-Pandemie werden virtuelle Meetings in vielen Unternehmen häufig zur internen und externen Kommunikation genutzt. Und unabhängig von der Weiterentwicklung der technischen Kanäle werden sie auch die Zukunft der Unternehmenskommunikation weiterhin mitprägen. Wie ein virtueller Meetingtermin möglichst effizient gestaltet wird, dazu liefern wir Ihnen vier hilfreiche Tipps.
Bereits heute finden in zahlreichen Unternehmen wöchentlich mehrfach Meetings über Kanäle wie Microsoft Teams oder Zoom statt. Künftig werden die virtuellen Räume mit Hilfe von Augmented und Virtual Reality sicher noch lebendiger ausgestaltet werden und mehr Optionen bieten. Doch völlig unabhängig von den technischen Möglichkeiten bei der Durchführung – ein Meeting sollte auch künftig vor allem eines sein: Effizient. Denn einen Meetingtermin, der Teilnehmerinnen und Teilnehmer nur mit dem Gefühl zurücklässt, Zeit verschwendet zu haben, kennen vermutlich die meisten – braucht aber keiner.
Wir geben Ihnen vier Tipps, wie Sie verhindern können, dass das virtuelle Meeting floppt und stattdessen am Ende ein konstruktiver Austausch mit echtem Ergebnis steht.
1. Setzen Sie dem Meeting ein klares Ziel
Vermutlich haben die meisten schon häufig die Erfahrung gemacht: Fehlt die Struktur, verläuft man sich in Nebendiskussionen oder Plaudereien. Diese lassen dann kaum noch Zeit und Energie dafür, tatsächlich Konstruktives aus dem Termin zu ziehen. Darum sollte jedem Meeting eine Agenda mit einer klaren Zielsetzung vorausgehen. Grundsätzlich gilt das natürlich für jede Art von Meeting. Doch insbesondere im virtuellen Raum ist die Aufmerksamkeitsspanne noch geringer als in Präsenz. Das hat unter anderem mit den geringeren Reizen zu tun, die sich aus dem Blick auf einen kleinen Bildschirm mit entsprechend kleinen Ausschnitten der anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer und den gegebenenfalls aufkommenden technischen Schwierigkeiten zu tun.
Das bedeutet, dass man für virtuelle Meetings optimalerweise noch kürzere Zeitrahmen ansetzen sollte, als für Präsenzveranstaltungen. Und in dem gerafften Rahmen zählt umso mehr, keine Zeit an Nebensächlichkeiten zu verlieren. Ratsam ist darum auch, notwendige Dokumente schon im Vorfeld zu versenden und die Teilnehmenden um Vorbereitung auf den Termin zu bitten.
2. Zahl der Teilnehmenden eingrenzen
Die Teilnehmerzahl nur auf diejenigen zu begrenzen, die tatsächlich etwas zur Entscheidungsfindung beitragen können und sollen, ist aus mehreren Gründen sinnvoll.
Zum einen verlieren Teilnehmerinnen und Teilnehmer in – für ihre Arbeitsbereiche – unwichtigen Meetings wertvolle Arbeitszeit. Zum anderen nagt das Gefühl, in einem Termin überflüssig zu sein, mitunter auch am Gefühl der Wertschätzung. Das wiederum kann sich negativ auf die Atmosphäre im Betrieb auswirken. Oder es tritt der umgekehrte Fall ein und es will jede und jeder zu Wort kommen, egal ob es im Sinne der Zielsetzung des Termins ist oder nicht. Dann drohen ausufernde Diskussionen.
Stellen Sie sich also vor dem Meeting anhand der Zuständigkeiten die Frage, wer tatsächlich unbedingt teilnehmen muss, für wen eventuell auch ein Briefing im Nachgang des Termins ausreicht und wer gegebenenfalls auch gar keinen Mehrwert aus den Ergebnissen des Meetings zieht und entsprechend überhaupt nicht behelligt werden muss.
3. Warum eine gute Einführungsrunde zu einem besseren Workflow beiträgt
Bei allem Fokus darauf, die Meetingzeit möglichst konstruktiv und zielgerichtet zu gestalten, sollte nicht unterschätzt werden, dass auch das persönliche Miteinander und eine positive Grundstimmung seinen Beitrag dazu leisten. Im virtuellen Raum entfallen aber Gelegenheiten zum lockeren Plausch, wie zum Beispiel das Gespräch im Flur auf dem Weg zum Konferenzraum. Planen Sie darum in Ihrer Meeting-Agenda auch Zeit dazu ein, die Teilnehmenden kurz einen Einblick in ihre aktuelle Situation und ihr Befinden geben zu lassen.
4. Nach dem Meeting ist vor der Lösung
Damit wichtige Ergebnisse eines Meetings nicht verloren gehen und auch für Personen festgehalten werden, die nicht teilgenommen haben, sollten Sitzungsprotokolle erstellt werden. Zudem hilft es für Nachfolgetermine, den Fortschritt bei der Ergebnisfindung zu überprüfen. Natürlich liegt es auch nahe, das Meeting aufzuzeichnen, um im Zweifelsfall auch im Nachgang noch einmal in den Gesprächsverlauf reinhören zu können.
Zudem setzen Meetings auch kreative Potentiale frei, die in der Zeit des Termins manchmal noch nicht zum Tragen kommen, im Nachhinein aber zu fruchtbaren Ideen führen können. Darum sollten den Teilnehmerinnen und Teilnehmern auch im Anschluss an das Meeting Gelegenheiten und Foren eingeräumt werden, Input einzubringen.
Außerdem sollte der Termin selbst auf den Prüfstand gestellt werden. Wie ergiebig war er, gemessen an der Zielsetzung? Gibt es für einen weiteren Termin Optimierungsbedarf? Falls ja: Was müsste verändert werden? Sollte zum Beispiel der Vorbereitung auf das Meeting mehr Zeit eingeräumt werden? Und: Hat sich dieser Kanal zum Austausch bewährt oder sollte man andere technische Möglichkeiten des virtuellen Meetings in Betracht ziehen?
Ist das Meeting gut nachbereitet, sind die Weichen gestellt, möglichst viel Mehrwert für die Unternehmensziele herauszuziehen.
Dieser Beitrag ist Teil von Mittelstand WISSEN zum Thema "Arbeitswelt von morgen".