11.11.2020Fachbeitrag

Bots im Mittelstand: Was sind Chatbots?

Viele Unternehmen setzen Chatbots inzwischen auf Webseiten, in Onlineshops, zum Kundensupport oder auch als Messaging-System ein.

Beitragsserie: Zukunftsfähig mit digitalen Technologien?

Teil III: Bots im Mittelstand. Was sind Chatbots?
Und wie Unternehmen mit Chatbots geeignete Bewerber finden

Einführung: Was ist überhaupt ein Chatbot?

Der Begriff „Chatbot“ setzt sich aus zwei Wörtern zusammen: zum einen aus dem englischen Wort „Chat“, das so viel bedeutet wie „Plaudern“ und „Bot“, dies ist eine Kurzform für das Wort „Robot“. Chatbots sind eine Art virtuelle Berater, die eine Interaktion zwischen Mensch und Computer herstellen. Dementsprechend handelt es sich beim Chatbot um einen automatisierten Textassistenten, der in Echtzeit arbeitet.


Wie funktioniert das Ganze?

Wenn Sie eine Frage oder eine Aufforderung eingeben, analysiert der Bot die Worte und durchsucht daraufhin das Netz nach passenden Antworten. Ein Chatbot unterstützt Sie also auf der Suche nach bestimmten Informationen. Das kann beispielsweise die Frage nach dem Wetterbericht, den Nachrichten oder auch nach einem bestimmten Kochrezept sein.


Aber: Chatbot ist nicht gleich Chatbot

Chatbots gibt es in unterschiedlichen Formen. Die Nutzung von diesen automatisierten Textassistenten gewinnt immer mehr Aufmerksamkeit. Durch viele Messenger-Apps, wie Facebook Messenger, WhatsApp, Apple Business Chat und Co. werden Chatbots für die Kommunikation und Informationsvermittlung immer bedeutender. Auch in den sozialen Netzwerken, wie Twitter oder Facebook sind sie zu finden. Hier sind sie auch als sogenannte „Social Bots“ bekannt. Außerdem findet man Chatbots auf Webseiten, zum Beispiel in Form von automatisch aufpoppenden Chatfenstern. Digitale Assistenten, die mit menschenähnlichen Stimmen besetzt sind, wie die Spracherkennungssoftware Siri oder Alexa, basieren aus technologischer Sicht ebenfalls auf Chatbots.


Einsatzmöglichkeiten von Chatbots in kleinen und mittleren Unternehmen

Chatbots bieten vielfältige Einsatzmöglichkeiten. In der Regel sind sie überall dort einsetzbar, wo es um die Kommunikation mit Menschen geht. Viele Unternehmen setzen Chatbots inzwischen auf Webseiten, in Onlineshops, zum Kundensupport oder auch als Messaging-System ein, um Kunden zu begrüßen, mit ihnen in Kontakt zu treten und ihnen weiter zu helfen. Chatbots können dem Unternehmen viel Arbeit abnehmen, indem sie einfache Anliegen entgegennehmen und diese zum Teil auch selbst bearbeiten können. Sie können außerdem genutzt werden, um eine sofortige Antwort oder eine Begrüßung zu generieren. So entsteht ein guter erster Eindruck bei dem Besucher. Einige Chatbots haben sich zu intelligenten persönlichen Assistenten weiterentwickelt. Auf Smartphones oder auf Smart-Home Geräten finden sich diese wieder. Die Anwendungsmöglichkeiten dieser intelligenten persönlichen Assistenten sind dadurch sehr vielfältig.


Was sind die Vorteile von Chatbots?

Chatbots bieten eine unglaubliche Effizienz und reduzieren den Kosten- und Zeitaufwand Ihres Unternehmens ungemein. Dank Chatbots können Unternehmen ihre Dienstleistungen dort anbieten, wo sich ihre Zielgruppe am häufigsten aufhält. Auch einen Kundenservice, und zwar rund um die Uhr, ermöglichen die Chatbots. Durch die Nutzung von Chatbots haben Unternehmen die Möglichkeit, Kundeninformationen zu gewinnen - das stellt die ideale Grundlage zur Marktforschung dar. Die geführten Chats zwischen Kunde und Computer werden stets aufgezeichnet und dienen dem Unternehmen als Informationsquelle. So haben Unternehmen alle Informationen stets zur Hand und es wird nie etwas vergessen.


Ein Anwendungsfall: Wie KMU mit Hilfe von innovativen Recruitingprozessen und Chatbots die passenden Fach- und Führungskräfte finden

Schneller geeignete Bewerber finden als alle anderen - geht das überhaupt? Selbstverständlich sagen wir. Zumindest wenn man weiß, welche Hebel man betätigen muss. Mit unserem Know-how der digitalen Welt zeigen wir Ihnen, wie kleine und mittelständische Unternehmen die Social Media Plattformen clever nutzen können, um qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren. Dafür haben wir bei funnellab einen neuartigen Kurzbewerbungsprozess entwickelt.


Ein kurzer Rückblick: passende Bewerber finden – wie war das bisher?

Früher war alles viel einfacher und besser. Aber war das wirklich so? Zumindest zählt das nicht für die konventionellen, haarsträubend langen Bewerbungsprozesse. So musste das suchende Unternehmen eine Anzeige schalten und das natürlich auch in den „richtigen“ Zeitungen. Schlussendlich wartete das Unternehmen dann sehnsüchtig darauf, dass der „richtige Kandidat“ gerade zu diesem Zeitpunkt die Anzeige überhaupt sieht und sich hoffentlich auch bewirbt.

Der potenzielle Bewerber wiederum wälzte Zeitungen, um möglicherweise erst nach Wochen eine für seine Vorstellungen passende Stellenanzeige zu finden. Dann musste er ein ansprechendes Anschreiben verfassen, seinen Lebenslauf aktualisieren, alles ausdrucken und zur Post bringen.

Erst nach etlichen Tagen landete die Bewerbung beim Verantwortlichen auf dem Tisch, eingeteilt in Kategorien: Ja - Nein - Vielleicht. Oftmals vergingen Wochen für die Entscheidung: Einladung oder Absage-Schreiben.


Wie geht das heute besser?

Die Zeit der ewig langen Bewerbungsprozesse ist heutzutage glücklicherweise vorbei. Das World Wide Web hat für eine sensationelle Beschleunigung dieses Prozesses gesorgt. Der frühere Prozess war zwar träge, aber es gab sie noch, die Fach- und Führungskräfte. Heute leidet Deutschland unter chronischem Fachkräftemangel. Aufgrund des demografischen Wandels haben insbesondere kleine- und mittelständische Unternehmen zunehmend Schwierigkeiten, ihrem Gesuch entsprechend qualifizierte Bewerber zu finden – insbesondere dann, wenn sie abseits von Großstädten und Ballungsgebieten angesiedelt sind.

Die Lösung von funnellab? Unser Start-up hat einen neuartigen Kurzbewerbungsprozess entwickelt. Dieser einmalige und erfolgsgarantierte Prozess ist durch die kombinierte Nutzung von Chatbots und Social Media Marketing eine enorme Zeit- und Kostenersparnis für Unternehmen. So finden diese in kürzester Zeit gezielt die für sie besten Fach- und Führungskräfte.

Mit unserem Kurzbewerbungsprozess haben wir es geschafft, für ein mittelständisches Unternehmen qualifizierte Bewerbungen zu generieren, aus denen mehrere geeignete Kandidaten gefunden wurden.

Als Social Media Experten nutzen wir gerade diese Kanäle in vollem Umfang, genauso wie die großen digitalen Werbeplattformen, angeführt von Google und Facebook. Eben genau dort, wo sich potenzielle Bewerbungskandidaten täglich in ihrer Freizeit tummeln. Eine perfekte Gelegenheit, Bewerbern in ihrer „Komfortzone“ zu begegnen, in der sie dann auch direkt reagieren können.


Wie funktioniert denn nun der Kurzbewerbungsprozess?

Die Gründer haben einen Chatbot entwickelt, welcher den Interessenten im „Facebook Messenger“ in weniger als einer Minute durch ein kurzes Frage-Antwort-Gespräch führt. Hier werden bereits die wichtigsten Informationen direkt abgefragt. Passt am Ende der Fragerunde der Kandidat perfekt auf die ausgeschriebene Stelle, werden innerhalb des Chats, vollautomatisch und digitalisiert, die Kontaktdaten eingeholt (datenschutzkonform, versteht sich). Im Anschluss wird alles an das Unternehmen weitergeleitet. Zack – fertig ist die Kurzbewerbung.


Ein Fallbeispiel: Dachdeckerunternehmen

Speziell kleine und mittlere Handwerksunternehmen haben große Schwierigkeiten, geeignete Mitarbeiter zu finden. Bei diesem Projekt kam die zusätzliche Herausforderung hinzu, dass sich kein Ballungsgebiet in der näheren Umgebung des Unternehmens befindet, was eine Personalsuche grundlegend erschwert. Dennoch haben wir es geschafft, durch unseren innovativen Prozess und über einen Zeitraum von knapp 2,5 Wochen, 18 Bewerbungen zu generieren, woraus zwei Einstellungen entstanden sind.


Fazit

Für uns sieht das ganz nach einer zielorientierten Win-Win Situation für beide Seiten – also für Unternehmen und für Bewerber – aus. Unternehmen können damit nicht nur „suchende Interessenten“, ansprechen, sondern proaktiv auch all diejenigen anstupsen, die gerade unzufrieden mit ihrem derzeitigen Arbeitsplatz sind. Somit wird ein Vielfaches an potenziellen Kandidaten erreicht – und dies treffsicher!

Unser „digital Recruiting Prozess“ vermeidet die klassischen hohen Hürden des traditionellen Bewerbungsprozesses. Für Bewerber: nie wieder komplizierte Anschreiben oder Bewerbungsunterlagen aktualisieren! Für Unternehmen: nie wieder mühsam Bewerbungen durcharbeiten! Nie wieder unpassende Kandidaten aussortieren.

Per Chabot kommen nur die geeigneten Bewerber ganz einfach und bequem, auf dem schnellsten Weg, mit dem suchenden Unternehmen in Kontakt. Alles weitere wird nachgereicht – ein schnelleres Verfahren zur qualifizierten Vorauswahl gibt es nicht.

Kurz gesagt: Unser digitaler Prozess ist eine enorme Zeit- und Kostenersparnis für Ihr Unternehmen. So finden Sie in kürzester Zeit gezielt die für Sie besten Fach- und Führungskräfte.

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