Erfolgreiche Kostenplanung in Unternehmen

Eine genaue Kostenplanung für mittelständische Unternehmen ist in der heutigen Zeit nahezu unverzichtbar. Sie ermöglicht es, das Budget effektiv zu planen und hilft dabei, die Kosten im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass die einzelnen Kostenstellen nicht überschritten werden. Vor allem bietet sie aber Transparenz für alle Mitarbeiter des Unternehmens und liefert damit auch die benötigten Informationen für die Belegschaft, um wichtige Entscheidungen treffen zu können. Zudem kann eine gute Kostenplanung auch die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen erhöhen.

Wie wichtig eine genaue Kostenplanung ist, zeigen zahlreiche Studien, die sich mit deren Auswirkungen auf die finanzielle Leistung von Unternehmen befasst haben.

Die Ursachen für die Entstehung fixer Kosten sind beispielsweise laut der Studie „Fixkostenmanagement in mittelständischen Unternehmen“ von Dipl. Kffr. Univ. Michaela Staffel dabei stets Entscheidungen. Deshalb ist es auch so wichtig, diese auf der Grundlage fundierter Daten treffen zu können.

Eine genaue Kostenplanung trägt zur Widerstandsfähigkeit von Unternehmen bei

Eine effektive Kostenplanung trägt dazu bei, dass es in den Unternehmen zu fundierten Investitionsentscheidungen kommt. Dadurch ist sichergestellt, dass das vorhandene Geld in Projekte investiert wird, die einen langfristigen Wert für das Unternehmen schaffen und es so widerstandsfähiger machen.

Die Voraussetzung dafür: Kostenstellen korrekt nutzen, damit es zu keinen Verwässerungen kommt. Denn nur so ist es möglich, auf der anderen Seite eventuelle Einsparungen zu identifizieren und dadurch erst zu ermöglichen, dass das dadurch vorhandene Budget für wichtige Aktivitäten und zukunftsträchtige Projekte genutzt werden kann.

Bei einer effektiven Kostenplanung werden auch immer potenzielle Risiken und Schwankungen in den Geschäftsbedingungen berücksichtigt. Genau durch diese Identifizierung von möglichen Risiken ist es möglich, entsprechende Pläne zu entwickeln, die dabei helfen können, um sich schnell an geänderte Marktbedingungen anzupassen, auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren und das Unternehmen krisenfest aufzustellen.

Die genaue Kostenplanung trägt aber vor allem zu einem professionellen Liquiditätsmanagement bei und hilft dem Unternehmen sicherzustellen, dass ausreichend finanzielle Mittel vorhanden sind, um unerwartete Kosten decken zu können. Die Planung von zukünftigen Ausgaben hilft in diesem Fall dabei, den Cashflow im Blick zu behalten und rechtzeitig Maßnahmen für eine benötigte Erhöhung zu ergreifen.

Welche Werkzeuge stehen mittelständischen Unternehmen zur Verfügung?

Es gibt einige Möglichkeiten, um die Planung in mittelständischen Unternehmen auf professionelle Beine zu stellen. Eine erfolgreiche Basis bildet die Einführung von eben diesen Kostenstellen. Denn dadurch lässt sich immer genau nachvollziehen, welchen Anteil des Gesamtbudgets einzelne Bereiche eines Unternehmens in Anspruch nehmen.

Mit den Kostenstellen ist es darüber hinaus auch möglich, die historischen Daten im Unternehmen zu überprüfen. Genau das ist ein wichtiger Ausgangspunkt für die erfolgreiche Kostenplanung, um zum einen mögliche Trends frühzeitig zu erkennen und zum anderen diese Informationen dazu zu verwenden, die Planung für die Zukunft zu verbessern.

Um die Liquidität sicherzustellen, sollte die Budgetplanung über das Jahr gesehen nicht linear verlaufend geplant werden. Denn in den meisten Branchen kommt es zu saisonalen Schwankungen und Spitzen. Wer sich darauf bereits im Vorfeld einstellt, kann entsprechende finanzielle Reserven für umsatzschwache Monate einplanen.

Das Wort „Priorität“ existierte bis vor wenigen Jahrzehnten lediglich in der Einzahl. Erst im Zeitalter der Industrialisierung wurde erstmals der Plural verwendet. Bei der Vielzahl an Projekten, die heutzutage in einem Unternehmen gleichzeitig behandelt werden, fällt es vielen schwer, entsprechende Prioritäten zu setzen. Doch genau das ist wichtig, um ausreichend Budget für die wirklich wichtigen Aktivitäten im Unternehmen wie beispielsweise Forschung und Entwicklung zur Verfügung zu haben.

In vielen Unternehmen herrscht im Rahmen der Finanzplanung ein großes Missverständnis: Sie sind der Meinung, dass es sich dabei um eine einmalige jährliche Aktivität handelt. Doch in der Praxis handelt es sich dabei um einen stetigen Prozess. Die einzelnen Kostenstellen sollten deshalb in regelmäßigen Abständen überprüft und gegebenenfalls an die aktuelle geschäftliche Situation angepasst werden. Das hilft dabei, auf Veränderungen rechtzeitig zu reagieren und sicherzustellen, dass ausreichend Liquidität im Unternehmen vorhanden ist.

Die wichtigsten Kennzahlen im Auge behalten

Im Zuge der regelmäßigen Checks ist es entscheidend, den Überblick zu behalten. Die Möglichkeit dafür bieten entsprechende Kennzahlen. Hierbei kommt es oftmals zu einer Verwechslung der Begrifflichkeiten:

• Das Budget ist jene Summe, die für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung steht und bildet die Basis für alle weiteren Kennzahlen.
• Eine Kostenstelle gibt an, welche Abteilung oder welcher Bereich Verantwortung für einen bestimmten Teil des Budgets trägt.
• Die Kostenarten innerhalb einer Kostenstelle geben an, welche unterschiedlichen Kosten innerhalb einer Kostenstelle anfallen. Dabei kann es sich beispielsweise um Materialkosten, Personalkosten, aber auch um Abschreibungen handeln.
• Der Kostenverlauf gibt an, wie sich die Kosten im Laufe des Budgetzeitraums entwickeln. Hier ist zu erkennen, ob es zu Kostenüberschreitungen kommt oder ob das Budget eingehalten wird.

Eine weitere wichtige Kennzahl für die Kostenplanung ist der Return on Investment (ROI). Diese Rechengröße zeigt an, wann sich eine Investition für ein Unternehmen bezahlt gemacht hat beziehungsweise, ob sie grundsätzlich rentabel war.

Im Gegensatz dazu gibt der Break-Even-Point jenen Zeitpunkt an, an dem die Einnahmen genauso hoch sind wie die Ausgaben.

Dieser Beitrag ist Teil von Mittelstand WISSEN zum Thema "Unternehmerische Widerstandsfähigkeit"